Cómo utilizar Microsoft Word

Cómo utilizar Microsoft Word

Debido a las exigencias de tu trabajo, tienes que empezar a familiarizarte con los ordenadores y, en particular, con los programas de procesamiento de textos. Por esta razón, algunos de tus amigos, que tienen más experiencia que tú y están dispuestos a ayudarte, te han sugerido que empieces por lo básico y practiques con Palabrasoftware profesional utilizado en casi todas partes, del que muchos alaban su amplia disponibilidad así como su facilidad de uso.

Esto es lo que pretendías hacer, aunque debes admitir que tienes algunas lagunas en este sentido: además, al no estar muy familiarizado con el uso cotidiano del ordenador, no sabes por dónde empezar cuando se trata de aprender a utilizar Word. Así que has buscado en Internet información práctica y has hecho clic en esta guía mía, con la esperanza de obtener mi ayuda.

Bueno, si realmente es como lo he descrito, que sepas que tienes mucha suerte de haberte topado con este tutorial mío. Todo lo que necesitas es algo de tiempo libre; sin duda puedo guiarte sobre cómo utilizar el software en cuestión, ya que la tecnología es mi pan de cada día, y la utilizo inmoderadamente. A lo largo de este tutorial te explicaré con detalle qué es cómo utilizar Microsoft Wordque te informe sobre sus funciones más frecuentes. ¿Estás preparado para ponerte a trabajar? ¿Te? Deseo que tengas una buena lectura.

Índice

Cómo utilizar Microsoft Word (Windows/macOS)

Antes de explicar en detalle Cómo utilizar Microsoft WordMe gustaría mencionar brevemente las características del propio software. Word es un popular programa de procesamiento de textos que muchos usuarios utilizan a diario. Está disponible como parte del paquete de software de productividad Microsoft Office, que puedes obtener como versión de suscripción (Microsoft 365) o en versiones compradas de una licencia de uso, Oficina en casa e Profesional de la oficina. Word está disponible en los sistemas operativos Windows y macOS.

¿Dónde puedes comprar este software? Se distribuye en muchas tiendas físicas y virtuales, pero si quieres ir sobre seguro, puedes comprarlo en la tienda oficial de Microsoft suscribiéndote al plan de suscripción de Microsoft 365 (gratis los primeros 30 días, luego a partir de 7 euros/mes) o en Amazon (donde, sin embargo, también hay vendedores de terceros con los que hay que tener cuidado: para valorar su fiabilidad real, consulta los comentarios). En macOS, Office también puede descargarse directamente desde el Mac App Store.

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Herramientas básicas de Microsoft Word

Si quieres aprender a utilizar Word, primero abre el programa haciendo clic en su icono. En la pantalla inicial, se te pide que elijas la plantilla del documento que quieres crear. Puedes elegir entre una variedad de plantillas preinstaladas o disponibles en línea: una carta, un folleto, un informe, un menú para una cena o un simple documento en blanco, por nombrar algunos. En esta guía, te mostraré algunas de las herramientas que puedes utilizar en Word, y para simplificar, elegiré Documento en blanco.

Cuando abres tu plantilla de documento, hay varias pestañas en la parte superior que contienen numerosas herramientas para gestionar el contenido de tu documento. A continuación, enumero las pestañas y herramientas más importantes que puedes utilizar.

  • Archivote permite crear un nuevo documento, abrir un documento ya creado y guardar el documento que tienes abierto en ese momento. También puedes imprimirlo, compartirlo, exportarlo a otros formatos y abrir la configuración general del documento.
  • InicioEsta pestaña contiene todas las herramientas que necesitas para personalizar el formato del texto, incluyendo el cambio de la fuente y el cambio del tamaño de la misma. Puedes cambiar el color del texto, crear listas con viñetas o utilizar las herramientas Copiar y Pegar para los elementos de tu documento.
  • Pegarte permite insertar en tu documento elementos como números de página, títulos, imágenes, formas geométricas, tablas, gráficos o enlaces a páginas externas.
  • DiseñoTe permite establecer y guardar conjuntos de colores y estilos de formato de los elementos de un documento para utilizarlos rápidamente, de modo que no pierdas tiempo estableciendo estilos diferentes en distintos documentos.
  • DisposiciónEsta opción de menú te permite establecer los márgenes de la hoja, así como su orientación y tamaño. También puedes establecer la sangría y el espaciado de los párrafos.
  • ReferenciasSi estás creando un informe o una disertación, por ejemplo, puedes utilizar esta pestaña para crear resúmenes y notas a pie de página.
  • Cartaste permite gestionar y crear cartas, así como sobres y etiquetas.
  • RevisiónSi tu documento necesita una revisión ortográfica y gramatical, encontrarás todo lo que necesitas en esta pestaña. También puedes crear comentarios para realizar ediciones en los documentos que envíes a tus colaboradores.
  • Verte permite establecer la vista de un documento en su estructura y ver su disposición para la impresión. A través de este menú también puedes ajustar el nivel de zoom o dividir el documento en varias ventanas para que partes del texto estén en primer plano.

Ahora que te he dado una visión general de la funcionalidad de Word, en los siguientes párrafos te indicaré algunas herramientas específicas que pueden resultarte útiles.

Cómo cambiar el tipo y el tamaño de la letra

En la pestaña Inicio hay algunas herramientas realmente importantes a tu disposición que pueden mejorar significativamente la legibilidad de tu documento. Si quieres establecer en tu documento un estilo de letra distinto al predeterminado, puedes seleccionar el menú desplegable en Fuente. Dentro encontrarás muchas fuentes ya instaladas en tu ordenador, y sólo tienes que seleccionar cualquiera de ellas para ver su efecto.

Las fuentes disponibles no se limitan a las que ves, puedes instalar todas las que quieras descargándolas de algunas bases de datos de fuentes en línea, como el sitio web de DaFont. Te lo expliqué con detalle en mi tutorial. Tu fuente estará entonces disponible en la lista de fuentes de Word. Si no lo ves, guarda el documento y vuelve a abrirlo.

Junto al menú desplegable de la fuente, encontrarás un cuadro de selección relativo al tamaño de tu fuente, estableciendo valores desde 8 a 72. Sin embargo, también puedes introducir valores personales que no parecen estar especificados, incluyendo números menores o mayores que los sugeridos.

Otros cambios que pueden interesarte son el uso de negrita, cursiva, subrayado e tachado. Estos botones de formato de texto aparecen en las herramientas que he mencionado anteriormente, también en Naturaleza. Recuerda que también puedes utilizarlos con los atajos: Ctrl+G Para la negrita (cmd+b en Mac), Ctrl+I para la cursiva (cmd+i en Mac), Ctrl+S para subrayar (cmd+u en Mac).

Algunos cambios de formato avanzados se pueden encontrar seleccionando parte del texto a editar y haciendo haciendo clic con el botón derecho del ratón en . en él. A continuación, selecciona Personaje del menú desplegable para mostrar las opciones que puedes hacer en relación con los cambios de formato avanzados.

Recuerda, sin embargo, que cuando apliques un cambio de formato, sólo será visible cuando empieces a escribir caracteres desde el teclado. En cambio, si quieres cambiar el formato de un texto ya escrito, tendrás que seleccionarlo con el ratón y luego aplicar el cambio seleccionado.

Alineación del texto y uso de listas

Pestañas interiores Inicio, bajo Párrafopuedes encontrar herramientas para cambiar la alineación del texto. En particular, me refiero a la alineación izquierda, centro, a la derecha e justificado.

Por regla general, el texto con alineación central se utiliza para posicionar elementos como los títulos, mientras que alineación correcta puede utilizarse para ciertos elementos de texto en la composición de las letras. L’alineación izquierda es el más utilizado, tanto en la redacción de documentos como en la web, pero normalmentealineación razonable en los documentos para dar al texto un aspecto más refinado y despejado.

Los párrafos también tienen un espacio por defecto en el borde del papel, que en Word se llama Margen. Sin embargo, dependiendo del contenido que escribas, puede que necesites utilizar un espaciado de párrafo sangrado diferente. Por lo tanto, para cambiar el espaciado, utiliza las teclas Reduce la sangría (símbolo de texto con una flecha a la izquierda) y Aumenta la sangría (símbolo de texto con una flecha a la derecha).

Para crear listas, puedes elegir entre utilizar listas con viñetases decir, listas que tienen un símbolo junto a cada elemento de la lista, listas numeradas o listas escalonadas. Para configurar una nueva lista, pulsa los botones correspondientes en Párrafo. Son fácilmente reconocibles por los iconos con líneas y elementos que tienen al lado.

Buscar y reemplazar

¿Compusiste el documento y sólo te diste cuenta al final de que el error se repetía varias veces? ¿Intentas encontrar la palabra exacta en el texto, para identificar un párrafo que ya has escrito? En el caso de los dos ejemplos citados, puedes referirte a dos funciones de Word muy importantes:. Encuentra Y ese otro. Sustituye.

Si, como he mencionado en mi ejemplo anterior, quieres encontrar una palabra concreta en tu documento, ve a la pestaña Inicioy pulsa el botón Encuentra (sección Edita) o pulsa la combinación de teclas Ctrl+Mayús+T (cmd+mayúsculas+f en Mac). En la parte izquierda de la pantalla verás el área de introducción de texto para la búsqueda.

A continuación, escribe el texto y pulsa el botón Ir al sitio web en el teclado para mostrar todos los resultados de la búsqueda. Si en cambio necesitas hacer una búsqueda avanzada, haz clic en símbolo de la flecha junto al botón Encuentra y selecciona una entrada Búsqueda avanzada. En la nueva ventana que aparece, haz clic en Leer más y luego establece tus parámetros de búsqueda.

Sin embargo, si necesitas sustituir una palabra escrita por otra que se repite varias veces en tu documento, debes utilizar la función Sustituyeque se encuentra justo debajo del botón Encuentra. En la ventana que aparece, debes introducir el texto que quieres encontrar en el Encuentra Y una nueva palabra para sustituirla en el campo Sustitúyelo por.. En caso de que necesites utilizar herramientas de búsqueda de texto más avanzadas, haz clic en Leer más.

Cómo crear un membrete e insertar la numeración de las páginas

El membrete es una plantilla de documento básica que utilizan los profesionales y las empresas. Puedes crearla con las herramientas de Inserta. A través de Cabecera y pie de página puedes insertar todos los elementos para tu membrete, como tu logotipo, el nombre de la empresa o profesión, la dirección del domicilio social y los datos de contacto.

A continuación, haz clic en Título y selecciona una de las plantillas predefinidas. Una nueva pestaña llamada Herramientas para la cabecera y el pie de página que te permite editar la cabecera o el pie de página de tu documento. A continuación, haz clic en Entra aquí. editar el contenido insertando texto o añadiendo imágenes (por ejemplo, tu logotipo), utilizando Imágenes, situado en la parte superior de la barra horizontal. También puedes añadir la numeración de las páginas pulsando el botón Número de página.

Otras herramientas de Microsoft Word

Además de las funciones de las que te he hablado en los capítulos anteriores, puedes utilizar todas las demás disponibles en este programa para mejorar tu trabajo, así como la presentación del propio documento.

Para ello, te animo a que sigas este enlace a la sección sobre Microsoft Word de mi blog Aranzulla.es para encontrar muchas otras guías sobre la funcionalidad que ofrece Microsoft Word.

Cómo utilizar Word Online

El mayor inconveniente de Word, si se le puede llamar así, es su coste, que puede ser excesivo para algunos, aunque Microsoft promueve paquetes de suscripción en este ámbito a un coste menor para los usuarios.

Si realmente no puedes permitirte comprar Word o el programa no está instalado en el ordenador que utilizas, esto podría ser para ti. Microsoft Word Online, un servicio de procesamiento de textos en línea que tiene algunas de las capacidades del programa informático del mismo nombre. Para utilizarlo, sólo necesitas una cuenta de Microsoft y acceso a Word Online.

No voy a explicar cómo utilizar Word Online en este manual, ya que su funcionalidad es muy similar a la de Microsoft Word, por lo que te pido que vuelvas a leer y consultar los párrafos anteriores. Ten en cuenta que las diferencias están en las funcionalidades de las que carece Word Online en comparación con su homónimo de software de escritorio, como la protección con contraseña de un documento, el guardado de plantillas de fuentes y colores, las marcas de agua, el diseño de cartas y etiquetas, por citar sólo algunos ejemplos.

También te sugiero que leas mi guía sobre software de escritura gratuito: allí encontrarás más información sobre Word Online y sus funciones para compartir documentos.

Cómo utilizar Word en smartphones y tablets

El conocido software de procesamiento de textos Microsoft Word también está disponible en dispositivos móviles con sistemas operativos Android e iOS/iPadOS. A diferencia del programa principal de procesamiento de textos, la aplicación para smartphones y tabletas es gratuita para los dispositivos con una pantalla de menos de 10,1 pulgadas, pero tiene una funcionalidad limitada. Para los dispositivos con pantallas más grandes, se requiere una suscripción a Microsoft 365.

La aplicación tiene una interfaz que tiene una distribución de pestañas dependiendo de si la usas en un smartphone o en una tableta. En este último, de hecho, las pestañas están en una barra horizontal en la parte superior, como en el escritorio de Microsoft Word o en Word Online. En cambio, en los smartphones se accede a las pestañas mediante un menú desplegable en la esquina inferior izquierda.

En cuanto a la funcionalidad, encontrarás lo mismo que ya he comentado en el capítulo sobre el software de escritorio Microsoft Word. Me gustaría señalar que hay una nueva pestaña llamada Dibujoque tiene herramientas para dibujar a mano alzada utilizando la pantalla táctil de un smartphone o una tableta.

Cómo utilizar el micrófono de Microsoft Word

En Word, es posible habilitar el uso de un micrófono para dictado. Esta funcionalidad está disponible gratuitamente en Palabra para smartphones y tabletas y en Palabra en línea. En cuanto al software de escritorio, el dictado sólo está disponible en Microsoft 365 con un plan de suscripción.

Utilizar un micrófono en Word es un juego de niños: en Microsoft Word e Palabra en líneaabre cualquier documento de texto y haz clic en la pestaña Inicio en la parte superior. En este momento, pulsa el botón Dictado para iniciar esta funcionalidad. También se te mostrará una ventana a través de la cual puedes detener la captura de audio del micrófono y cambiar su configuración (elicono de engranaje).

En el sitio. smartphone e tabletaEn su lugar, toca en cualquier lugar del documento (donde quieras insertar el texto para el dictado) y pulsaIcono del micrófono en la esquina inferior derecha. Todo lo que capte el micrófono se transcribirá en la aplicación Word. A través de la ventana de la parte inferior puedes activar o desactivar el micrófono o cambiar los ajustes de dictado.

Para saber más sobre cómo dictar en Word, y cómo puedes utilizar los sistemas de dictado integrados en el sistema operativo de tu ordenador para este fin, lee el tutorial al que acabo de enlazar.

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