¿Necesita enviar un correo electrónico? Tenga en cuenta cómo se escribe un correo electrónico bien estructurado para asegurarse de que su mensaje sea recibido de manera efectiva. Desde su saludo hasta el cierre, hacer todas las cosas correctas y respetar las normas correctas puede ayudar a garantizar que su correo electrónico sea bien recibido y lea. Este artículo examinará el proceso detallado y los patrones para escribir un correo electrónico correctamente.
1. ¿Qué Debe Incluir Un Correo Electrónico?
1. Contenido Efectivo
Es esencial cuidar el contenido de un correo electrónico para lograr una respuesta deseada. El contenido debe tener un propósito claro para el destinatario. No hay nada peor que enviar un correo electrónico cargado con mucho texto sin ninguna explicación. Es bueno resaltar los puntos principales del mensaje. Debe incluirse el asunto principal del correo para que el destinatario sepa de qué se trata, los puntos destacados y la acción que desea que el destinatario tome. Esto ayudará a enfocar el contenido.
2. Diseño Elegante
Además, es útil considerar el diseño del correo electrónico. Puede incluirse diseños simples sin derrochar el exceso de información, sin cambiar la forma en que el destinatario experimenta el contenido. Las fotos, videos y sonidos deben estar organizados de tal manera que cumplan un propósito. Un correo electrónico debe contener contenido, pero también debe tener un diseño atractivo para el destinatario.
3. Lenguaje Preciso
El lenguaje que se utiliza para escribir un correo electrónico también debe ser preciso. La fraseología en un correo electrónico debe ser clara y sencilla y evitar las palabras innecesarias. Debe evitarse el uso excesivo de palabras para reducir el tiempo de lectura. Esto también ayuda a que el destinatario entienda el mensaje de inmediato.
4. Protección de Datos
Además, se debe garantizar que todos los datos a los que se reenvíe el correo electrónico se mantengan seguros. Por ejemplo, si se está compartiendo información confidencial, se recommended aplicar algunas estrategias de seguridad para restringir el acceso a esos datos. Debe tenerse un conocimiento profundo de la seguridad de los datos para garantizar que la información no queda expuesta.
2. Los Elementos Básicos de Un Correo Electrónico
Parrafos Uno: Los Pasos Beinvenidos
Un buen correo electrónico comienza con buenas intenciones y un saludo amistoso, y esto es exactamente donde comenzamos. Al comenzar a crear un correo electrónico, lo primero que hay que hacer es seleccionar un remitente, luego un destinatario y luego construir . Hay muchas formas de comenzar un correo electrónico, dependiendo de su destinatario, el tono y el objetivo del correo. Para aquellos que desean mantener un tono profesional, un saludo amistoso es siempre la mejor opción. Esto les dará al destinatario la oportunidad de familiarizarse con usted y demostrará respeto.
Parrafo Dos: Pienso en Ti
El siguiente paso al crear un correo electrónico debe ser recordarle al destinatario por qué le estás escribiendo. Esto le dará al destinatario una idea rápida de por qué se está recibiendo el correo electrónico. Por ejemplo, si se está escribiendo un correo electrónico para agradecer a alguien, una breve explicación de cuánto sabes que te hicieron sentir apreciado y agradecido puede ayudar a que el destinatario se sienta bien recibido. Esto ayudará a establecer una buena relación entre el emisor y el destinatario.
Parrafo tres: La Fiesta de las Palabras
Ahora que el destinatario ya sabe por qué estás escribiendo el correo electrónico, es hora de entrar en detalles. Aquí es donde tus palabras tienen el poder de alcanzar al destinatario. Las palabras deben ser cuidadas, cuidadosas y específicas. La claridad de tus puntos debe ser alta. Utilice frases breves y palabras con significado para asegurarse de que el destinatario esté perfectamente informado. Esto no sólo ayudará a una mejor comprensión del correo electrónico, sino que también ayudará a precisiones en la respuesta.
Parrafo cuatro: Firma tu Nombre
Por último, pero no menos importante, una respuesta al correo electrónico debe tener una firma. Esto puede consistir en un suscribe de algunos datos sobre el remitente, como el nombre completo, el cargo, el sitio web, los datos de contacto, etc. Esta firma ayudará al destinatario a identificar al remitente y a obtener toda la información que necesitan para responder. Esto también le muestra al destinatario que se toma el correo electrónico en serio.
3. Cómo Hasta Escribir Un Correo Electrónico Efectivo
1. Dirígete al destinatario de manera adecuada. Antes de comenzar a escribir tu mensaje, es importante que tengas en cuenta el punto de vista del destinatario. Es decir, si es un compañero de trabajo, un cliente potencial, un amigo o un profesor. Esto influirá en la elección del saludo, estilo y tono utilizado. Los saludos convencionales como “Estimado Sr./Sra.” o “Hola” son adecuados para el ámbito empresarial, mientras que en el caso de los amigos o compañeros de trabajo, es mejor evitar excesos de formalidad y hacer uso de términos más familiarizados como “Querido”, “Hola, amigo”, etc.
2. Mantén tu mensaje conciso. Cuando hayas decidido la forma de dirigirte al destinatario es el momento de identificar y redactar el contenido del correo electrónico. De ninguna forma trates de escribir elaboraciones extensas. La idea es transmitir tus ideas de forma clara y concisa, ofreciendo al destinatario respuestas concisas a sus preguntas o información relevante para completar el objetivo de tu correo. Para lograr esto, puedes dividir el contenido en párrafos breves y concretos.
3. Asegúrate de que entiendon tu mensaje. Al igual que el contenido, tu lenguaje debe ser claro y sencillo. El destinatario de tu mensaje debe entenderlo de manera inmediata. DE ninguna forma utilices términos técnicos, abreviaturas ni jerga que puedan ser confusos. Además, asegúrate de comprobar la ortografía y la gramática utilizadas en el cuerpo de tu mensaje.
4. Propón call to action. Un correo electrónico no es solo transmitir información, sino también proponer una acción. Esto incluye la solucita de respuestas, la invitación a reuniones y el uso de enlaces a página web relacionadas con el tema. Es recomendable aclarar de forma clara el objetivo de tu acción.
Incluye en la firma del mensaje información de contacto como dirección de correo electrónico, ubicación y número de teléfono.
4. Usar Un Lenguaje Apropiado Cuando Escribas Un Correo Electrónico
¡Establece un entorno profesional! Usar el lenguaje apropiado en los correos electrónicos es esencial para promover un entorno de trabajo profesional. Considera los siguientes pasos para lograr un lenguaje apropiado:
- Evita el uso de lenguaje coloquial o inapropiado. Las palabras groseras, inapropiadas y jergas, no son aceptables.
- Usa lenguaje formal. Los correos electrónicos son un lugar de negocios, así que sigue los protocolos de lenguaje apropiado para practicar comunicaciones respetuosas y profesionales.
- Usa vocabulario específico para contenidos. Al usar un vocabulario técnico específico para el contenido y los objetivos del correo, refleja mejor los contextos y la importancia de la comunicación.
- Utiliza oraciones cortas y simples. Utiliza oraciones cortas para expresar tus ideas y darle sencilles a la estructura del mensaje.
Mantén un tono positivo. La elección de las palabras es crucial para mantener un mensaje positivo. Esto incluye lenguaje gentil y preciso, así como el uso de palabras sutiles y validadoras para tratar a los destinatarios del correo electrónico con respeto.
Verifica tu ortografía. Esta es una recomendación clásica para la comunicación escrita, pero vale la pena recordar a cada minuto la importancia de verificar la ortografía de tus correos electrónicos. Una ortografía pobre genera una primera impresión negativa sobre la competencia y el trabajo del emisor.
Organiza tu estructura con un Titulo y contenido. Debes organizar el contenido de tu correo electrónico para facilitar su lectura. Comienza con un título claro y conciso para reflejar el contenido principal del email. Usa subtítulos, renglones sencillos, listas, etc., para mantener el flujo de tu contenido organizado de forma lógica.
5. Cómo Revisar y Editar Un Correo Electrónico
Revisar un Correo Electrónico
Es importante que, antes de enviar un correo electrónico, revise de forma minuciosa sus detalles. Esto garantiza que cada uno de sus mensajes sea lo más corto, preciso y profesional posible.
Comprender el Objetivo
Antes de realizar cualquier redacción, es importante primero determinar el objetivo del mensaje. ¿Es informar a alguien de algo? ¿Se trata de persuadir a alguien para que realice algo? Es importante saber el objetivo para saber qué información incluir. Algunas preguntas útiles para hacerse son: ¿Qué necesito contarles? ¿Por qué es importante? Y ¿Cuáles son las principales acciones que deseo compartirles?
Jugar con el Texto
Una vez que entienda el objetivo, intente jugar con el texto para crear algo atractivo. Esto le permitirá divertirse con el proceso de edición. Desde la utilización de encabezados hasta el uso de párrafos más cortos, hay una gran cantidad de formas de reformular un mensaje.
Revisar de nuevo
Por último, es importante pasar por el mensaje al menos dos veces para asegurarse de que está todo en orden. Una vez que el mensaje esté listo para ser enviado, revise ortografía, gramática y sintaxis. Esto garantizará que el significado que desea transmitir no se pierda. Además, revise los enlaces o datos para asegurarse de que todo sea correcto.
6. ¿Cómo Probar Un Correo Electrónico Antes De Enviarlo?
La prueba de correo electrónico antes de enviarlo es una práctica importante para mejorar la experiencia de los destinatarios. Te ayuda a asegurarte de que los elementos clave están presentes, el formato se ve correcto y el tono correcto se establece. Aquí hay algunos consejos y herramientas que puedes usar para probar tus mensajes de forma efectiva antes de enviarlos.
1. Crear una versión de prueba del diseño y contenido. Usa el autor HTML para ver cómo el mensaje se verá en la Bandeja de entrada. También puedes crear una versión de prueba para probar la segmentación de la lista de destinatarios. Esto te ayudará a asegurarte de que el contenido se entregue correctamente a los clientes de correo electrónico de los destinatarios.
2. Usar una herramienta de prueba de correo electrónico. Las herramientas como Litmus o Email Test le permiten probar su mensaje en diferentes clientes de correo electrónico, asegurándose de que su diseño se vea exactamente como debería. Esto es especialmente útil para los proyectos de marketing que pueden ser más complejos y requerir un rendering más robusto.
3. Verificar contra una lista de verificación. Coloque su mensaje en contra de una lista de verificación para asegurarse de que no haya conexiones rotas, enlaces correctos, contenido adecuado. Verifica que el origen sea el correcto si estás enviando desde diferentes direcciones electrónicas. También asegúrate de incluir un enlace para que se descarte correctamente.
4. Pide retroalimentación. Puede que te cruces de los dedos, pero nadie sabe tu mensaje como tu. Mi consejo es pedir que alguien más lo vea antes de enviarlo. Esto te ayudará a encontrar cualquier detalle que hayas omitido o cualquier error que hayas cometido, además de crear una apariencia más profesional para el mensaje.
7. Errores Más Comunes Al Escribir Un Correo Electrónico
1. Abreviaturas Entre Palabras
Muchas personas son propensas a usar abreviaturas para ahorrar tiempo al escribir un correo electrónico. No obstante, hay instancias en las que el uso excesivo de abreviaturas entre palabras desconocidas puede afectar la legibilidad del correo. Por ejemplo, reemplazar «podríamos» por «podria» o «tú» por «tu». Es importante evitar abreviar palabras en un correo electrónico, ya que puede generar confusión u ofensas.
2. Lenguaje Inapropiado
Es común que los empleados envíen emails de negocios con un lenguaje inapropiado o irreverente. Las palabras coloquiales o incluso insultos, pueden ofender a los receptores. Se recomienda revisar el contenido del correo electrónico antes de enviarlo para asegurarse de que el contenido es respetuoso y profesional.
3. Gramática Inadecuada
Si bien pueden ser comprensibles espacios en blanco, oraciones sin sentido y errores de ortografía en la comunicación diaria, un correo electrónico profesional tiene que ser estricto y sensible a la gramática. Escribir en una segunda lengua puede verse afectada por errores gramaticales, por lo que recomendamos una revisión adecuada antes de enviar el correo electrónico.
4. Usar Un Idioma Multilingüe
Muchas personas tienden a usar un idioma multilingüe en sus correos electrónicos. Esto puede resultar confuso para el receptor que puede no comprender el contenido. Si se necesita traducir el correo electrónico a un segundo idioma, debe enviarse en dos correos electrónicos diferentes: uno en cada idioma. Si incluyes todo en un solo correo electrónico, envíalo por traducción primero para garantizar la preservación del tono y la intención original.
8. Cómo Lograr Eficiencia Y Claridad Al Escribir Correos Electrónicos
Una manera fácil de mantener la eficiencia y la claridad al escribir correos electrónicos es seguir una estructura sencilla. Esta estructura consiste en un índice, un saludo, un cuerpo de texto y un cierre. Esta forma uniforme de escribir mensajes ayuda a los receptores a entender de manera rápida el mensaje y los puntos principales que el remitente quiere transmitir. Esto también garantiza que todos los datos relevantes se incluyan en el mensaje.
Para empezar, el índice ayuda a los receptoras a comprender lo que el remitente ha elegidos como los principales temas del correo electrónico. Con el índice claro, los receptores pueden comenzar la lectura sobre Puntos específicos en lugar de abordar el mensaje completo. El índice también evita que los receptores pierdan detalles importantes que el remitente considere como relevantes.
A continuación, el saludo establece un tono civilizado para el mensaje. El remitente puede elegir entre una variedad de saludos como «Querida Receptora» o «Estimado Sr. Receptor». El remitente debe elegir un saludo que se ajuste al contexto del mensaje para establecer una presencia profesional. También se puede optar por el uso de un saludo sencillo, como «Hola», si el mensaje no se refiere a asuntos comerciales.
El cuerpo del mensaje debe contener toda la información relevante. Primero, el remitente debe explicar el marco del mensaje y la forma en que los receptores pueden ayudar. Luego deberá informar los detalles importantes. Un buen cuerpo de texto debe establecer una conversación clara, simple y eficaz. Por ejemplo, el remitente puede utilizar listas sin numerar para resaltar los puntos principales o enlaces para presentar información adicional.
Por último, el remitente debe cerrar el correo electrónico con un cierre adecuado. Este debe contener una frase de despedida formal que confirme el propósito del mensaje. También puede ofrecer a los receptores hacer preguntas o tener alguna información adicional. Estas frases de cierre profesionales ayudarán al remitente a construir una reputación positiva en el mundo de los negocios.
Escribir correos electrónicos bien, de un modo estructurado y con todos los elementos exigidos, es algo fundamental en esta era digital. Esta guía ofrece una variedad de consejos y herramientas útiles para escribir un correo electrónico y garantizar que uno nunca pierda la comodidad y la capacidad de transmitir su mensaje con eficacia. Si aplicas estas técnicas, tan simples como prácticas, encontrarás que escribir un correo electrónico es mucho más sencillo de lo que parece.