¿Quieres saber cómo escanear un documento con facilidad y rapidez? Esta ha sido una gran pregunta para mucha gente durante mucho tiempo, pero hay una buena noticia: ¡ahora es mucho más sencillo de lo que pudo ser en el pasado! Aprenderás cómo convertir tus documentos en una versión digital, almacenar los archivos, y compartir el material con tus contactos. Conocerás los pasos que pueden ser útiles para el escaneo de documentos mediante el uso de una impresora y un software de escaneo, con una variedad de formatos a elegir. ¡Prepárate para descubrir todos los detalles de ¡Cómo Se Escanea un Documento!
1. ¿Qué es Escanear un Documento?
Escanear un documento: Escanear un documento es proceso de convertir un documento impreso, una imagen o un diagrama en un archivo digital. Esto se logra al utilizar un escáner para leer un objeto y crear un archivo de imagen. El resultado se convierte en un archivo que se puede almacenar, editar o compartir.
Para escanear documentos, se requiere un escáner, un equipo informático conectado a él, un programa para trabajar con el archivo de imagen y puede que un servidor para almacenar el documento escaneado.
Saber cómo escanear un documento: Antes de escanear un documento, es importante comprobar que el escáner que se está usando es compatible con el equipo informático en el que se encuentra el documento escaneado. Una vez comprobado esto, siga los pasos a continuación para escanear un documento:
- 1. Colocar el documento en el escáner de forma que quede centrado.
- 2. Asegurarse de que la alimentación del documento se encuentra correctamente.
- 3. Configurar el ordenador para que el escáner se reconozca y el dispositivo se comunique con él.
- 4. Seleccionar el tipo de documento en el programa para escáner.
- 5. Seleccionar la calidad de escaneo deseada.
- 6. Realizar un vistazo al documento que se acaba de escanear.
- 7. Guardar el documento en una ubicación deseada.
Ahora que el documento está escaneado, el usuario puede compartirlo, editarlo en un programa de edición de imágenes o almacenarlo para uso posterior.
2. Cómo Seleccionar un Escáner
Etapa 1: Entender el tipo de escáner que se necesita. Un escáner de oficina moderno debe satisfacer los requisitos de la organización. Algunas preguntas importantes a considerar antes de descartar una unidad incluyen:
- ¿Se necesitan escáneres a color?
- ¿La cantidad diaria de escaneos es alta?
- ¿Cada documento se escanea con la misma configuración?
- ¿Se espera que los documentos se escaneen y almacenen en una base de datos?
Una vez que se han determinado las necesidades específicas, es posible comenzar a buscar un escáner adecuado.
Etapa 2: Establecer un presupuesto para el escáner. La cantidad de dinero disponible a determinará el tipo de escáner que se comprará. Los escáneres varían en precio de acuerdo al uso. Los escáneres de objetos gigantes, como los roll ups se usan en entornos de alto volumen. Para hogares y oficinas más pequeños, los escáneres portátiles son a menudo una solución asequible y fácil de usar.
Etapa 3: Analizar la calidad del escáner. Una vez que se posee un presupuesto, hay que considerar el potencial comprar una unidad de calidad inferior para ahorrarle costos, o optar por una unidad más cara para obtener una calidad superior. La calidad del escáner se puede determinar leyendo revisiones en línea y comparando modelos en el sitio web del fabricante. Verifique la rapidez de digitalización de la unidad, la calidad de la imagen generada, si la unidad tiene algunas opciones de software avanzado, y cualquier otra tecnología especial.
Etapa 4: Verificar la reputación del fabricante. El último paso en el proceso de selección de un escáner es confirmar la reputación del fabricante. Los usuarios pueden compartir experiencias en línea y comparar precios desde diferentes proveedores. Comparar la calidad de la atención al cliente y las garantías es otra forma de determinar quienes ofrecen el mejor servicio. Con mayor cuidado y los detalles en el lugar, es posible encontrar el escáner perfecto para cualquier aplicación.
3. Preparar los Documentos para Escanear
Organiza tus documentos. Un paso importante para escanear documentos es el de tenerlos ordenados. Esto es esencial para que no te encuentres con documentos que hayas escaneado repetidamente o que directamente hayas perdido. Recoge los documentos y ordénalos según el tipo de documento. Si deseas, puedes utilizar archivos de carpetas para agruparlos por nombre, categoría o cualquier otra característica. Prepara el escáner. Debemos estar seguros de que el escáner está conectado, configurado correctamente y preparado para realizar la operación de escaneo. Si realizamos el escaneo desde un dispositivo móvil, primero hay que detectar el dispositivo. Asegúrate de haber descargado la aplicación correspondiente, así como los
drivers necesarios, y de configurar la conexión. Prepara los documentos. Los documentos a escanear deberían estar libres de cualquier tipo de elementos extraños como grapas, horquillas o clips. También deben estar libres de manchas de café o de cualquier otro tipo de material que pueda afectar el resultado del escaneado. Por último, es necesario que los documentos estén completamente desplegados para evitar problemas a la hora de escanear el documento. Escanee los documentos individualmente. Debemos escanear cada documento por separado. Introducir varios documentos al mismo tiempo puede afectar la calidad del escaneado y dar lugar a archivos desordenados y desincronizados. La mejor manera de hacer esto es escanear un documento, comprobar que se ha guardado correctamente, salir del programa y volver a entrar para escanear el documento siguiente.
4. Antes de Escanear: Configuraciones y Formatos
Verificar Impresora. La impresora preferida debe configurarse con los ajustes adecuados. Además, se debe seleccionar el tipo de papel adecuado, según el tipo de documento que se vaya a escanear. Algunos escáneres trabajan a una velocidad de 300 PPP (puntos por pulgada) y otros trabajan hasta 600 PPP. Los parámetros de la impresora deben ser ajustados para lograr los mejores resultados, y para evitar errores de escaneo. Asistante de Configuración. Algunos programas ofrecen un asistente de configuración que ayuda al usuario a activar los parámetros adecuados para el tipo de documento que quiere escanear. Estas configuraciones permiten controlar la calidad de salida del archivo escaneado, y otros parámetros relevantes. Escaneo en Color. Para poder escanear archivos a color, se debe seleccionar el modo de escaneo en color en el programa de escaneo. Una vez hecho esto, el programa detectará el nivel de los colores insertados en el documento y los convertirá a la combinación de píxeles adecuada. Además, se debe ajustar el brillo del escaneo, el contraste y el balance de blancos, con el fin de obtener un archivo escaneado de calidad óptima. Formatos de Archivo. En cuanto a los formatos de archivo, se puede elegir entre un formato comprimido (como el TIFF) y un formato descromprimido (como el JPG). Los formatos comprimidos permiten obtener mejores resultados en cuanto a la calidad de los archivos y, además, permiten almacenar una gran cantidad de información en un espacio reducido. Por su parte, los formatos descromprimidos afectan la calidad de los archivos, pero ofrecen una mejor velocidad de procesamiento y son aptos para su uso en línea.
5. Cómo Escanear un Documento
Usar tu computadora. Escaneando un documento con tu computadora es muy fácil, solo necesitas un escáner, una conexión a internet y los controladores necesarios. Usando un escáner, puedes escanear prácticamente cualquier cosa, desde una simple hoja de papel hasta un libro enter. Puedes encontrar el software con el que verás el documento digitalizado en muchos sitios. Una vez que tengas los programas, todo lo que tienes que hacer es conectar el escáner a tu computadora con el cable adecuado, configurarlo usando los controladores y luego abrir el software que ya descargaste.
Usar una aplicación. Si necesitas escanear un documento desde tu teléfono móvil, Android, iPhone o tablet, puedes usar una aplicación como Adobe Scan. Esta aplicación está diseñada para escanear documentos de forma rápida. La aplicación es fácil de usar, y en cuestión de segundos, tendrás el documento escaneado listo para compartir con tus amigos. Lo único que tienes que hacer es tomar una foto del documento con la cámara de tu dispositivo y a continuación, usar la aplicación para confirmar que el documento está escaneado correctamente.
Usar una impresora. Si tienes una impresora con un escáner incorporado, entonces puedes usar el software de la impresora para escanear documentos. Encontrarás el software en la página web de tu fabricante de impresoras. Esto te permite escanear documentos usando tu impresora y guardarlos en tu computadora para que puedas imprimirlos o compartirlos con tus amigos. El proceso solo toma algunos minutos y es muy fácil de usar, incluso para los usuarios principiantes.
Usar una tienda de fotografía. Si no tienes un escáner, una impresora con escáner ni una aplicación para tu teléfono, entonces la mejor opción es acudir a una tienda de fotografía. Podrás llevar el documento a una tienda de fotografía para escanearlo y guardarlos en formato digital. La mayoría de las tiendas de fotografía cobrarán un pequeño cargo por escanear el documento, que variará según el tamaño del documento.
6. Cómo Guardar un Documento Escaneado
Los documentos escaneados pueden ser guardados en varios formatos y para una correcta preservación se debe elegir el formato correcto. El formato más común para almacenar documentos escaneados es el formato de imagen. Hay varios formatos de imagen con los que se pueden guardar estos documentos, como JPEG, TIFF y PNG. La selección de un formato dependerá del destino de uso de la imagen escaneada
El primer paso para guardar un documento escaneado es ubicar el archivo escaneado en el equipo de computo. Dependiendo del software que se utiliza para escanear el documento, el archivo se guardará en una carpeta en particular o incluso en el escritorio. Aunque el software difiere de un escáner a otro, se recomienda guardar el archivo en un lugar para que sea fácilmente encontrado.
Una vez ubicado el documento escaneado, es hora de guardarlo. Esto depende del programa que se esté usando. Estos pasos son relevantes para la mayoría de las aplicaciones, sin embargo otras aplicaciones podrían tener pasos ligeramente diferentes:
- Seleccione el botón «Guardar» en la aplicación de escaneo.
- Seleccione el equipo donde se guardará el archivo.
- Seleccione la carpeta en la que se guardará el archivo.
- Escriba un nombre autodescriptivo para el archivo.
- Seleccione el tipo de formato o extensión para el archivo, por ejemplo:.jpeg, .tiff o .png.
- Finalmente, seleccione «Guardar».
Los documentos escaneados se almacenan mejor en formatos sin pérdidas como PNG o TIFF. Sin embargo, el formato JPEG se utiliza a menudo para la difusión en línea. Si se desea la mejor calidad para el almacenamiento de archivos para usos futuros, se recomienda usar un formato sin pérdida como TIFF. Si se desea utilizar el archivo para compartir en las redes sociales, se recomienda usar el formato JPEG.
7. Qué Hacer Después de Escanear un Documento?
Una vez escaneado un documento, hay una variedad de formas en que se puede procesar para obtener la información deseada. La cantidad de recursos a los que se puede acceder dependerá del software de escaneo de su elección, así como de la necesidad de almacenamiento, seguridad y repetición del proceso.
1. Almacenamiento de Documentos: La primera opción es almacenar el documento en un lugar seguro. Esto asegura que el documento sea recuperable y accesible para su uso futuro. Las opciones para el almacenamiento de documentos incluyen un disco duro o nube, carpetas, servidores, dispositivos móviles, o cinta magnética.
2. Digitalización de Documentos: Una segunda opción es la digitalización, que convierte un documento en una versión digital. Esto le permite manipular y procesar un documento para su posterior almacenamiento, edición o análisis. Esto generalmente requiere un software de digitalización o programas de procesamiento de texto.
3. Establecer la Seguridad : Una tercera opción es asegurarse de que la información incluida en el documento sea segura. Esto puede incluir el almacenamiento en un lugar seguro, el uso de contraseñas, o el cifrado de la información.
4. Poner a Prueba el Documento: Por último, se recomienda probar el documento antes de hacer uso de la información incluida. Esto asegura que los datos sean precisos antes de su uso y evita confusiones y errores en la interpretación.
8. Escaneando un Documento: Ventajas y Limitaciones
Escáneresson dispositivos eficientes en la conversión de documentos físicos en imágenes digitales. Su uso para el procesamiento de documentos permite disponer de una copia digital exacta a tamaño real para diversos usos. Los pasos básicos para escanear un documento aplican para la mayoría de modelos de escáneres:
- Coloque el documento sobre el cristal del escáner.
- Haga clic en el botón “escanear” en la computadora.
- Escoja las opciones de colores y formato.
- Escoja el nombre del archivo y la ubicación.