Cómo proteger un archivo de Word

Cómo proteger un archivo de Word

Necesidad de compartir algunos Documentos de Word con otras personas pero no quieres que puedan modificarlas? ¿Quieres proteger algunos archivos de Word que contienen información sensible para que no los abran usuarios no autorizados? Es muy fácil, créeme.

Ambos Microsoft Word y muchos otros programas de procesamiento de textos del mercado incluyen funciones de protección de documentos que te permiten prohibir la modificación de los archivos o impedir su visualización por completo bloqueándolos con una contraseña. ¿Perdón? Esto te interesa y, por tanto, quieres que te explique cómo proteger un archivo de Word? No te preocupes, ¡para eso estoy yo!

A continuación, de hecho, te daré toda la información que necesitas para proteger un archivo de Word utilizando los distintos programas disponibles en PC, dispositivos móviles y también en línea. Así que siéntate, tómate cinco minutos de tu tiempo libre y sigue leyendo los siguientes párrafos. Sólo me queda desearte una buena lectura y, sobre todo, un buen trabajo.

Índice

Cómo proteger un archivo de Word con una contraseña

Has creado un documento de Word que contiene datos sensibles, que sólo deben leer determinadas personas, por lo que has decidido protegerlo con una contraseña, que sólo comunicarás a las personas interesadas.

Sin embargo, hay un pequeño problema: no tienes ni idea de cómo proteger con contraseña un archivo de Word. No te preocupes, estoy aquí para ayudarte. En los próximos párrafos, te mostraré cómo proteger con contraseña un archivo de Word utilizando los principales programas de procesamiento de textos disponibles en el mercado.

Microsoft Word (Windows/MacOS/Web/Móvil)

El primer software con el que puedes proteger un archivo de Word con una contraseña es, por supuesto, Microsoft Word, software que forma parte de la suite Microsoft Office. En cuanto a los ordenadores, el programa está disponible tanto en Windows como en macOS: si aún no lo has descargado (hay una prueba gratuita de 30 días), puedes encontrar toda la información sobre él en mi tutorial dedicado.

Dicho esto, veamos cómo proceder. Una vez que hayas abierto el Archivo Word que deseas proteger, haz clic en el botón Archivo en la esquina superior izquierda de la ventana de Word y selecciona la entrada Información en el menú lateral. Ahora, haz clic en el botón Proteger el documento y en el menú desplegable selecciona Cifrar con contraseña: escribe dos veces la contraseña de seguridad que deseas utilizar para proteger el archivo y haz clic en el botón OK. ¡Bien hecho! Ahora, para abrir el archivo de Word tendrás que escribir la contraseña que has establecido.

Utiliza el servicio web gratuito Palabra en línea y quisiera saber cómo bloquear con contraseña tu documento en este último también? Por desgracia, no tengo buenas noticias: Word Online no puede proteger un documento. Lo único que puedes hacer es proteger la compartición de un documento online con otros usuarios (a través del menú Compartir > Compartir > Cualquiera con el enlace puede editar), pero se trata de una función premium sólo disponible para los suscriptores de Microsoft 365 (desde 7 euros/mes).

¿Perdón? ¿Quieres proteger un archivo de Word con la funciónAplicación Microsoft Word disponible para dispositivos Android (también en tiendas alternativas) y en iPhone/iPad y gratuito para dispositivos de hasta 10,1″? Lamentablemente, en este caso, tengo malas noticias para ti: a través de la aplicación para dispositivos móviles sólo puedes abrir archivos de Word protegidos por contraseña, pero no podrás establecer una contraseña a un archivo de Word que no lo tiene.

LibreOffice (Windows/macOS/Linux)

Siempre has estado en contra de utilizar programas caros que requieren la compra de una licencia, por lo que siempre prefieres utilizar alternativas libres y de código abierto. Precisamente por eso utilizas LibreOfficeuna suite de productividad completa, gratuita y de código abierto, con la que también puedes gestionar archivos de Word.

No hay problema. LibreOffice WriterEl software de procesamiento de textos incluido en LibreOffice hace que sea muy fácil aplicar una contraseña a los archivos de texto. Para proceder, abre el archivo que te interesa en Writer, ve al menú Archivo > Guardar comoarriba a la izquierda, escribe el nombre que se le dará al archivo, indica dónde guardarlo, marca el Guardar con contraseña y haz clic en el botón Guarda. En la pantalla que aparece sólo tienes que escribir dos veces el contraseña que deseas utilizar para proteger el documento y haz clic en el botón OK.

¿Perdón? ¿Quieres realizar la misma operación desde un dispositivo móvil? Lo siento, pero con la aplicación Colaborar con la Oficina, basado en el código fuente de LibreOffice y disponible tanto en dispositivos Android (también en tiendas alternativas) como en iPhone/iPad, sólo es posible abrir archivos de Word protegidos por contraseña, pero no establecer una contraseña a un archivo de Word que no la tenga.

Páginas (macOS/iOS/iPadOS)

Si utilizas un Mac con Páginas como un programa de tratamiento de textos, puedes proteger un documento con una contraseña muy fácilmente: haz clic en el Archivo en la parte superior y, en el menú que se abre, elige el elemento Establecer contraseña.

A continuación, escribe la contraseña que deseas utilizar para proteger el archivo dos veces seguidas y haz clic en el botón Establecer contraseña. Si quieres almacenar la contraseña en el llavero de iCloud, lo único que tienes que hacer es poner la marca en el Guarda la contraseña en el llavero.

La misma operación puede realizarse con la aplicación Pages, instalada por defecto en el iPhone y el iPad (y descargable desde el App Store). Una vez abierto el archivo de Word con la aplicación en cuestión, pulsa el botón con el tres puntos en la parte superior y en el menú que aparece pulsa sobre el elemento Establecer contraseña: escribe el contraseña y pulsa el botón Finalizar en la esquina superior derecha. También puedes habilitar el desbloqueo de documentos mediante autenticación biométrica configurando a EN la palanca de voz Abrir con Face ID o Abrir con Touch IDsegún el modelo que tengas.

Google Docs (Web/Android/iOS/iPadOS)

Otra solución que quiero contarte para proteger un archivo de Word con una contraseña es Google Docs, un servicio accesible tanto a través de la web (requiere acceso con una cuenta de Google) como en dispositivos móviles con la aplicación disponible en dispositivos Android y en iPhone/iPad.

En este caso, sin embargo, no es posible bloquear el documento con una contraseña, pero puedes decidir quién puede verlo, aplicando así restricciones de acceso.

Una vez que hayas llegado a la pantalla principal del servicio, haz clic en el botón Selector de archivos (un icono de carpeta): En el menú que aparece, selecciona la pestaña Sube a, haz clic en el botón Selecciona un archivo del dispositivoselecciona el archivo de Word que deseas proteger y haz clic en el botón Abrir. Más información aquí.

Una vez cargado el archivo, haz clic en el botón Archivo situado en la barra superior y en el menú que aparece pulsa sobre el Compartir > Compartir con otrosEn la pantalla que aparece, elige las personas con las que quieres compartir este archivo en el Añadir personas y grupos y pulsa el botón Envía.

La misma operación puede realizarse también a través de la aplicación móvil siguiendo las mismas instrucciones que te he dado antes.

Cómo proteger un archivo de Word de las modificaciones

Necesitas compartir un archivo de Word de trabajo con tu equipo, pero te gustaría bloquear la posibilidad de hacer cambios en ese documento. Por desgracia, no tienes ni idea de cómo proceder.

No hay problema, en los próximos párrafos te mostraré cómo proteger un archivo de Word de las modificaciones utilizando los principales programas disponibles en el mercado, tanto en PC como en dispositivos móviles.

Microsoft Word (Windows/macOS/Online/Móvil)

Para proceder a Microsoft Wordabre el documento que quieres proteger de las modificaciones, haz clic en el botón Archivo en la esquina superior izquierda y selecciona el Información en el menú lateral. Ahora, haz clic en el botón Proteger el documento y, en el menú desplegable, haz clic primero en el elemento Abrir siempre en modo de sólo lectura y luego en Guarda.

Cuando vuelvas a abrir el archivo, una ventana emergente te avisará de que el archivo se abrirá en modo de sólo lectura: confirma la operación pulsando el botón en la ventana emergente que aparece para abrir el archivo.

¿Perdón? Te gustaría limitar la edición sólo a ciertas partes del documento, por lo que te gustaría entender cómo proteger partes de un documento de Word? En este caso, una vez que hayas abierto el archivo de Word, haz clic en el botón Protege situado en la barra superior y luego en el Edición de límites colocado en la barra de herramientas.

Desde el menú lateral que se abre (verás el Edición de límites), pon la marca en el elemento Sólo permite este tipo de cambios en el documento y selecciona el Sin cambios (sólo lectura) en el menú desplegable.

Ahora selecciona con el ratón la parte del texto que quieres que se pueda editar (utiliza el botón Ctrl si quieres seleccionar varias secciones de texto). Desde el menú lateral, en la sección Excepcionesmarca el elemento Todoso selecciona un grupo si está en la lista, y termina la operación pulsando el botón Sí, aplica la protección: elige si quieres establecer una contraseña para proteger el archivo y haz clic en el botón OK.

¿Necesitas proteger un archivo de Word para que no se modifique, pero utilizas un PC en el que no está instalado Microsoft Word? En este caso, te recomiendo que optes por el servicio web Palabra en línea: una vez en la pantalla principal del servicio, inicia sesión con tu cuenta de Microsoft, haz clic en el Sube a y selecciona el archivo de Word que quieras proteger.

Para proteger el archivo abierto, haz clic en el botón Archivo colocado en la barra superior y luego haz clic en los elementos Información e Proteger el documento. En este momento, pulsa el botón Edita en la parte superior y, en el menú desplegable que aparece, haz clic en el Mostrar. A continuación, haz clic en el botón Comparte en la esquina superior derecha: decide quién puede acceder al archivo en cuestión, haz clic en el botón con elicono de la pluma y en el menú desplegable haz clic en Puedes ver: completa la operación haciendo clic en el botón Envía.

¿Perdón? ¿Te gustaría saber si es posible hacer lo mismo en elAplicación de palabras para dispositivos móviles? En ese caso, tengo malas noticias para ti: desgraciadamente, no es posible proteger un archivo de la modificación con la aplicación, sino que sólo es posible abrir archivos de Word en modo de sólo lectura.

LibreOffice (Windows/macOS/Linux)

Ahora veamos cómo proceder en LibreOffice. Una vez que hayas abierto el archivo de Word, puedes protegerlo de los cambios de esta manera: haz clic en el botón Inserta y luego en Sección. A continuación, escribe una nombre a tu gusto para que te den a la sección y haz clic en el botón Inserta.

Ahora todo lo que tienes que hacer es pulsar el botón Formato y luego en Secciones en el menú que aparece: selecciona la sección previamente creada, marca la Protege y pulsa el botón OK. Para guardar los cambios que has hecho, pulsa en el botón Archivo y desde el menú que aparece pulsa sobre el Guarda.

Te preguntas si también es posible hacer lo mismo a través del dispositivo móvil utilizando la aplicación Colaborar con la Oficina para Android y iOS/iPadOS? Desgraciadamente, tampoco es posible proteger un archivo de Word para que no se modifique, pero sí es posible abrir archivos de Word en modo de sólo lectura.

Páginas (macOS/iOS/iPadOS)

Si utilizas Páginaspara proteger la edición de un documento con una contraseña, haz clic en el botónicono de la flecha situado junto al nombre del archivo en la barra superior y, en el menú que aparece, coloca una marca en el elemento Bloqueado. Una vez hecho esto, ya no podrás realizar cambios en el archivo en cuestión, de hecho, cuando intentes hacerlo, aparecerá una ventana emergente preguntando si quieres desbloquear el archivo.

Desgraciadamente, para guardar el archivo y quizás enviarlo después a un colega, es necesario desbloquear el documento de Word, para que vuelva a ser libre de hacer cualquier cambio. La función en cuestión, de hecho, está diseñada exclusivamente para evitar modificaciones accidentales a un documento mientras se está visualizando.

La misma operación se puede realizar a través delAplicación de páginas para iOS/iPadOS, instalado por defecto en el iPhone y el iPad. Una vez que hayas abierto el archivo de Word con la aplicación en cuestión, toca el botón con elicono del documento con el guiño situado en la parte superior: esto activará el modo de sólo lectura y no podrás hacer cambios en el documento.

Google Docs (Web/Android/iOS/iPadOS)

Sueles confiar en el servicio Google Docs para gestionar tus archivos de Word? En este caso, una vez que hayas subido el archivo que quieres proteger de las modificaciones, haz clic en el botón Edita en la esquina superior derecha y, en el menú que aparece, haz clic en el botón Mostrar: todas las herramientas de edición del documento desaparecerán repentinamente y notarás que el botón «Editar», antes presente, ha sido sustituido por el botónicono del ojo.

El documento está ahora protegido de cualquier intento de modificación, y lo único que tienes que hacer es compartirlo con quien quieras. Para ello, haz clic en el botón Archivo en la barra superior y haz clic en el botón Compartir > Compartir con otros.

En la siguiente pantalla, elige las personas con las que quieres compartir este archivo en el Añadir personas y grupos, establece el modo como Visor del menú correspondiente y haz clic en el botón Envía.

También puedes hacer lo mismo a través delAplicación Google Docs para los dispositivos móviles (Android/iOS/iPadOS) siguiendo las mismas indicaciones anteriores.

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