¿Alguna vez has deseado automatizar algunas tareas repetitivas en Microsoft Excel? ¡Afortunadamente hay una forma de hacerlo con una macro! Los usuarios avanzados de Microsoft Excel han descubierto cómo ahorrar tiempo al realizar tareas comunes dentro de la aplicación. Esta solución es la creación de macros en Excel. Una macro puede ayudarte a realizar tareas repetitivas, como copiar y pegar datos de una celda a otra. Los usuarios con algo de experiencia previa podrían descubrir cómo hacer una macro en Excel sin la ayuda de un tutorial. Sin embargo, aquellos que se inician con este software pueden usar este tutorial para principiantes y obtener información detallada sobre cómo abordar la creación de una macro en Excel. En este artículo, se describe cómo hacer una macro en Excel con algunos consejos útiles para que cualquiera pueda crear macros de Excel sin problemas.
1. ¿Qué es una Macro en Excel?
Las Macros de Excel son secuencias de comandos que le permiten automatizar tareas complejas dentro de la hoja de cálculo. Estos comandos se conocen como lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones (VBA) y las macro le permite guardar horas y horas de trabajo duro. Son una herramienta muy útil para los usuarios de Excel que así podrán trabajar de forma más eficiente.
- Ventajas de usar Macros
- Aumentar la productividad: Si se tienen muchos datos con los que realizar una tarea repetitiva, las Macros de Excel pueden ahorrar mucho tiempo, ya que permiten automatizarlas.
- Ejecutar funciones múltiples con un solo comando: Una sola macro puede programarse para ejecutar varias funciones sin necesidad de tener que escribirlas una a una.
Para ver el código de una Macro existente, primero debe abrir la Hoja de Cálculo con el cual está trabajando. Luego, seleccione «Ver con Visual Basic» en el menú «Herramientas» para abrir el Editor de Visual Basic (VBE). Allí podrá ver el código de la Macro existente. Una vez tenga el código, puede modificarlo para crear uno nuevo o volver a programar la Macro existente.
Para crear una Macro desde 0 también hay algunas herramientas y recursos que pueden ser de utilidad y darle una gran ayuda. Por ejemplo, la grabadora de Macros y el editor de macros. La grabadora de Macros es una herramienta muy útil para crear una macro sin necesidad de escribir cualquier código de programación. Recorre las tareas que le llevó realizar sin cambiar manualmente las celdas en la hoja de cálculo y luego convierte los pasos en un código que luego puede ejecutarse para realizar la misma tarea.
Adicionalmente, el editor de macros ayuda para escribir líneas de código nuevas y añadir nuevas líneas al código existente. El editor de macros le permite ver las líneas y las estructuras del código, así como modificarlas. Existen numerosas referencias sobre VBA disponibles en la red para aquellos que quieran comprender más a fondo el lenguaje de macros de excel.
2. Pasos Previos para Crear una Macro
Antes de empezar la creación de una macro, necesitas conocer ciertos aspectos del sistema que vas a utilizar. Estos son aspectos importantes como la documentación y la especificación del lenguaje utilizado, los estándares de la programación establecidos para lograr el objetivo, y el diseño de la estructura de datos necesaria. También es necesario seleccionar un conjunto de herramientas adecuadas para realizar la tarea y aprender su uso.
Primero, investiga el tipo exacto de aplicación que quieres programar. Esto te dará una buena base de conocimiento y una mejor comprensión de los límites y posibilidades de una aplicación, así como su uso final. Luego podrás comenzar a diseñar mejor la aplicación. Por ejemplo, cada lenguaje de programación tiene un set de características diferentes; aprender estas características ayuda a construir una mejor estrategia de diseño.
Segundo, toma en cuenta tu presupuesto y tiempo disponible. Debes evaluar la inversión monetaria y tiempo invertido para desarrollar y probar la macro. Esto incluye el costo de la licencia, soporte, y otros recursos necesarios para completar el proyecto. Establecer una hoja de ruta para localizar y evaluar la preparación de datos es también una buena idea, porque así puedes adaptar los detalles a realizar dentro del tiempo disponible.
Tercero, añade errores y controles para el proceso. Esto te permitirá recopilar información sobre los resultados y detectar cualquier fallo en el proceso. Para hacerlo de manera eficaz recopila los datos y controles en una sola plataforma y con los mismos parámetros de manera que puedan ser revisados y analizados fácilmente. Usa herramientas como el análisis de datos para verificar los resultados obtenidos.
Cuarto, elegir una interfaz de usuario adecuada. La forma en que se muestran los datos al usuario, y la visibilidad de los controles y funciones son aspectos importantes a la hora de elegir una interfaz correcta. Algunas buenas opciones son la programación de un gráfico de estado, conocido como flow-chart, o una interfaz gráfica de usuario (GUI). Una interfaz de usuario intuitiva y clara es igualmente importante para garantizar que el usuario final no se encuentre confundido al usar la aplicación.
3. Cómo Grabar una Macro
Comience con el registro de la macro. Para comenzar, debe abrir la ficha de Developer en Excel. Después de seleccionar la pestaña Developer veras la opción Record Macro. A continuación, para iniciar el proceso de creación de la Macro debe elegir un nombre para ella; luego debe indicar a qué tecla de acceso rápido desea asignar a la macro que se está grabando. Finalmente, seleccione OK.
Realice las acciones que desea grabar. La siguiente etapa consiste en realizar las acciones que se desee grabar en la macro. Esto significa que debe realizar todas las acciones que desea que estén presentes en su macro. Por ejemplo, podría aplicar un formato de fuente a una fila de datos, aplicar un diseño de página, crear un gráfico y más. Lo que desea grabar en la macro depende completamente de usted.
Fíjate en los detalles de la macro. Una vez que haya realizado todas las acciones que desea grabar en la macro, vera un cuadro de diálogo que le permite seleccionar algunas opciones avanzadas de la macro. Por ejemplo, puede seleccionar si la macro se ejecutará al abrir un libro, si se ejecutará al presionar una tecla de acceso rápido, si se ejecutará al imprimir un libro y muchas más. Si no desea utilizar ninguna de estas opciones avanzadas, seleccione No action para cada opción.
Detén la grabación de la macro. Una vez que haya completado todos los pasos anteriores, vera en la parte inferior de la pantalla de Excel un botón llamado Stop Recording. Esto detendrá la grabación de la macro. Esto indica que ahora la Macro está lista para ser guardada. Una vez que la macro se haya detenido, también podrá detener la grabación manualmente presionado la tecla «Ctrl + Shift + F8» en su teclado.
4. Cómo Modificar una Macró
¿Quieres modificar una macró? Realizar una modificación a una macro es un proceso bastante sencillo y práctico. Desde establecer los parámetros de ejecución a la selección de destino más adecuada, aquí hay una breve guía sobre cómo modificar una macro: 1. Abra el archivo. El primer paso para modificar una macro es abrir el archivo al cual se desea realizar cambios. Si la macro está dentro de un documento de Microsoft Office, simplemente verifique que esté abierto, de lo contrario use un editor de texto para abrir el archivo. El archivo abierto estará listo para el protocolo de edición. 2. Revise los parámetros de ejecución. Luego de abrir el archivo, localice los parámetros de ejecución de la macro, que contienen información sobre cómo Windows maneja la macro y su alcance. Esta información permite al usuario modificar parámetros que obtienen entradas del usuario, como el uso de la tecla Alt para controlar los ajustes de la macro. 3. Estudie el código de ejecución de la macro. Existe mucha documentación al respecto sobre la programación de macros, tanto en libros como en línea, por lo que es aconsejable leerla para tener una mejor comprensión de las instrucciones del código. Además, existen muchos softwares que permiten al usuario obtener una vista más clara de los cambios a realizar, como editores de macros. 4. Elija el destino de la macro. Una vez realizados los cambios en el código de la macro, se debe decidir a dónde se guardarán estos cambios. Si se desea guardar los cambios en el mismo archivo, seleccione “sobrescribir” como destino, de lo contrario seleccione “guardar como” para crear un archivo nuevo. Finalmente, “guardar” para confirmar todos los cambios.
5. Qué Hace una Macro Entre Paréntesis
Una macro entre paréntesis es una función personalizada que se puede usar en hojas de cálculo para realizar una tarea específica. Utiliza un conjunto predefinido de comandos para hacer que el cálculo se realice más rápido o, a veces, simplemente para hacer la tarea más fácil para el usuario. Esta función puede ser activada manualmente o automáticamente a través de una secuencia de comandos previamente definida.
Para comenzar, es necesario que los usuarios comprendan qué significa la sintaxis que aparece entre paréntesis. Esto significa que en el código entre paréntesis se define una secuencia de operaciones, comandos y acciones que determinarán el resultado de la acción. Por ejemplo, una macro entre paréntesis con una secuencia de comandos para multiplicar dos números se puede escribir como «(multiplicación, número1, número2)». Esto permitirá que la computadora pueda realizar la misma tarea sin la intervención humana.
Una vez que se tenga un buen entendimiento de la sintaxis, se debe generar el código necesario para la macro entre paréntesis. Esto puede hacerse manualmente, editando el código con un editor de texto, o usando el editor de macro en la hoja de cálculo para controlar los diferentes comandos. Muchas hojas de cálculo también tienen sus propios códigos para realizar ciertas tareas como multiplicar un número. Esto significa que el código ya está escrito y solo requiere una ligera modificación para trabajar con otros parámetros.
Una vez que haya un código escrito, se puede pasar a la fase de pruebas de la macro entre paréntesis para verificar su correcto funcionamiento. Para esto, se pueden aplicar diferentes entradas con diferentes resultados para asegurarse de que la función esté realizando su trabajo como se esperaba. Si los resultados no son los esperados, es posible que el código contenga errores, por lo que es necesario volver a verificar la sintaxis del código y ajustarlo según sea necesario.
6. Beneficios de las Macros en Excel
1. Funciones de Macros en Excel: Las macros permiten a los usuarios automatizar muchas tareas en Excel y realizar trabajos en un entorno fácil y sencillo. Estas funcionalidades incluyen capacidades como:
- Creación y ejecución de procesos automatizados mediante el uso de programación en lenguajes como Visual Basic, JavaScript, Python y C++.
- Personalización de la información en Excel a través de macros de texto, formulas matemáticas, imágenes y gráficos.
- Optimización de la recolección y la gestión de datos.
- Integración de bases de datos.
2. : Entre los principales beneficios que ofrece el uso de macros en Excel, encontramos:
- Aumento de la productividad: debido a su capacidad de automatizar tareas en Excel, como el procesamiento de información, el análisis de datos y la creación de informes.
- Ahorro de tiempo: gracias a su capacidad para eliminar el trabajo manual, un proceso que normalmente tomaría días o semanas puede ser completado en solo unas pocas horas.
- Control de errores: mediante el uso de macros, los usuarios pueden verificar la precisión de los datos sin necesidad de realizar cambios manuales, lo que los ayuda a evitar errores.
- Respaldo de datos: las macros permiten respaldar los datos para su uso en el futuro, lo que es útil para los usuarios que necesitan mantener actualizados sus informes.
3. Herramientas para la creación de Macros en Excel: Microsoft Office incluye dos herramientas para la creación de macros en Excel, que están disponibles para los usuarios. Estas herramientas son las siguientes:
- Editor de Visual Basic: Esta es la herramienta más usada para la creación de macros en Excel, ya que es la más sencilla de usar. Está diseñada para usuarios con conocimientos limitados de programación y su interfaz de usuario es amigable.
- Macro Recorder: Esta herramienta está diseñada para usuarios más avanzados y está diseñada para grabar las acciones realizadas en Excel. Esto le permite a los usuarios grabar una serie de pasos y reproducirlos para crear una macro repetida.
4. Cómo compartir Macros en Excel: Una vez creadas las macros en Excel, pueden ser compartidas con otros usuarios a través de una variedad de métodos. Estos incluyen el uso de la función compartir, el envío a través de archivos adjuntos en correos electrónicos, la descarga de archivos desde un servidor de aplicaciones o la publicación en una página web. También es posible compartir macros guardándolas en una unidad USB, en un disco duro externo o en un servidor de almacenamiento en la nube.
7. Consideraciones Antes de Usar una Macro
Primero: Entender el Alcance de la Macro. Antes de usar una macro, es importante entender cuáles son los alcance de sus acciones. Las macros, al ser un grupo de comandos y órdenes codificadas, tienen la capacidad de automatizar tareas completas y considerablemente grandes. Es necesario que primero estudies cuál es tu tarea y qué acciones deben tomarse para alcanzar el resultado deseado, para asegurar que la macro hará exactamente lo que pretendes. Esto podría implicar investigar la documentación de la macro.
Segundo: Aprender el Lenguaje necesario para usar la Macro. Muchas macros están escritas en lenguajes de programación. Estos lenguajes varían dependiendo de la aplicación, el procesador de texto, el software contable o el software de diseño gráfico. Es necesario entender el lenguaje en el cual es escrita la macro, para prevenir errores graves que pudiesen suceder a la hora de su uso. Hay algunos lenguajes con los cuales es aplicable una macro, pero en la mayoría de los casos los lenguajes son específicos para la aplicación específica.
Tercero:Tener conocimientos generales de programación. Siendo que se estará tratando con un lenguaje de programación, conocimientos generales de programación son necesarios, como la lógica de programación, el uso de sintaxis y estructuras lógicas. Estos conocimientos son necesarios para saber qué comandos usar, cómo usarlos y cómo estructurar un proceso lógico dentro de la macro.
Cuarto: Realizar un Post-procesamiento de los resultados. Al hacer uso de la macro es necesario entender que su uso afectará el formato del texto. Con el fin de evitar que el texto quede mal formateado después de su uso, es importante saber cuáles son los cambios y realizar un postprocesamiento para corregirlos. Por ejemplo, al añadir estilos a un documento, el ajuste de los mismos se realiza después de haber usado la macro. Esto permite que el usuario asuma el control del formato final del texto, en lugar de dejarlo en manos de la macro.
8. Cómo Compartir una Macro con Otros Usuarios
1. Cómo Guardar una Macro en el Repositorio
Para compartir una macro con otros usuarios, primero debe guardarla en el repositorio de macros de Microsoft Access. Puede hacer esto fácilmente siguiendo estos pasos:
- Abra la base de datos en la que está trabajando en Microsoft Access.
- Una vez que esté abierto, haga clic en el menú «Archivo» y seleccione el elemento «Ver Repositorio de Macros”.
- Ahora mire la lista de macros existentes. Si la macro que va a compartir ya está en el repositorio, simplemente agregue los usuarios con los que la está compartiendo a los destinatarios existentes. Si la macro no está en el repositorio, siga adelante con el siguiente paso.
- Haga clic en el botón «Crear macro» para comenzar a crear una macro nueva.
- Complete cada una de las secciones de la macro correspondiente, con la lógica y la sintaxis que desee compartir.
- Cuando haya terminado, dé un nombre significativo a la macro y haga clic en el botón «Guardar».
- La nueva macro se agregará a la lista en el repositorio de macros.
2. Distribuir la Macro a los Usuarios Deseados
Una vez que la macro esté en el repositorio de macros, distribuya el acceso a la misma a los usuarios con los que desea compartirla. Puede hacer esto siguiendo estos pasos:
- Abra la base de datos en la que ha guardado la macro en Microsoft Access.
- Una vez abierta, vaya al repositorio de macros y haga clic con el botón derecho en la macro que desea compartir.
- Desde el menú desplegable, seleccione la opción «Destinatarios».
- En la ventana de destinatarios, haga clic en el botón «Añadir» y seleccione los usuarios con los que desea compartir la macro.
- Cuando haya terminado, haga clic en el botón «Aceptar».
- La macro estará ahora disponible para los usuarios seleccionados.
3. Cómo Usar la Macro cuando la Instale Otro Usuario
Cuando un usuario instale la macro, pueden usarla pasando por algunos pasos sencillos:
- Abra la base de datos en la que está trabajando en Microsoft Access.
- Una vez abierta, haga clic en el menú «Archivo» y seleccione el elemento «Ver Repositorio de Macros”.
- Mira la lista de macros. La macro que se compartió con el usuario seleccionado se mostrará en la lista.
- Haga clic con el botón derecho en la macro que desea usar y seleccione la opción «Ejecutar Macros».
4. Ventajas de Compartir Macros
Compartir macros con otros usuarios ahorra tiempo y esfuerzo, ya que los usuarios no tienen que recrear la misma lógica y sintaxis cada vez que necesiten realizar tareas similares. Además, se puede garantizar que todos los usuarios estén utilizando el mismo código para la misma tarea, lo que garantiza que la precisión y la consistencia de los resultados se mantengan. Esto puede ser útil para muchas organizaciones que desean tener una aplicación uniforme para cumplir con sus objetivos.
La tecnología de macros resulta en un proceso eficiente de consultas y análisis de Excel. La secuencia de comandos ofrecen mayor productividad, eficiencia y control para llevar a cabo varias tareas. Si estás buscando optimizar tu trabajo en Excel, entonces las macros no solo son útiles, sino indispensables. Con la información aquí proporcionada, estarás listo para comenzar con el proceso de crear macros en Excel con facilidad. ¡A disfrutar de los beneficios!