El organigrama en Excel es una herramienta de gran utilidad para organizar y presentar cualquier conjunto de información en forma de gráfico. Entender cómo hacerlo es una excelente forma de mejorar la comunicación visual dentro de una empresa. En este artículo explicaremos cómo utilizar la herramienta de Excel para crear un organigrama sin la necesidad de ningún programa de terceros. Paso a paso se presentan todos los detalles para que los usuarios puedan crear el organigrama con la máxima eficiencia.
1. Introducción a Cómo Hacer un Organigrama en Excel
En este artículo, aprenderás cómo hacer un organigrama en Microsoft Excel. Excel es una poderosa herramienta de análisis de datos para producir visualizaciones útiles en forma de tablas y gráficos. Se puede usar para producir un organigrama con formas y enlaces que proporcionan una vista visual de la estructura organizacional de una organización o una empresa.
Paso 1: Activa la Vista de Diseño de Organigrama. Para activar esta vista, primero abre una hoja de Excel. En la parte superior derecha, hay un botón que dice «Hacer Organigrama». Si el botón no está visible, entonces necesitarás descargar y activar el complemento de Office para poder usarlo.
Paso 2: Los objetos y sus conexiones. Una vez que la vista de diseño de organigrama esté activa, comenzarás a ver una nueva sección llamada «Organigrama». Esta sección contiene el diseño del organigrama, con todas las formas y enlaces. Aquí es donde agregarás los objetos, como empleados o departamentos, y los conectarás con relaciones jerárquicas.
Paso 3: Agrega Objetos. Una vez que has creado el diseño del organigrama, puedes comenzar a agregar objetos como empleados y departamentos. Haz clic en el botón «Agregar» para agregar un objeto y, a continuación, elige su tipo. Puedes agregar texto, etiquetas, iconos y, en algunos casos, incluso imágenes.
Paso 4: Enlace los Objetos. El siguiente paso es conectar los objetos con relaciones jerárquicas. Esto se hace con enlaces que se dibujan entre objetos. Puedes usar los enlaces para mostrar conexiones entre empleados o departamentos. Es importante recordar que los enlaces deben estar conectados a un lado de los objetos para que sean visibles en el organigrama.
2. Preparar los Datos para hacer un Organigrama en Excel
Excel ofrece una herramienta útil para construir leyes, organizaciones, árboles genealógicos y organigramas. Si eres un usuario avanzado de Excel, puedes desarrollar muchas herramientas para proporcionar información en forma de diagramas. Pero primero, debes preparar los datos con anticipación para generar un organigrama en Excel.
Si desea agregar un organigrama a sus hojas de cálculo, la mejor manera para comenzar es preparar los archivos de texto según el formato que necesite Excel para la entrada de datos. Por lo tanto, deberás tomar los datos de las hojas de cálculo y mapearlos a un formato de texto que coincida con los campos requeridos para la entrada.
Es importante que sepas cómo usar las herramientas para preparar los datos adecuados para usar en Excel. Por ejemplo, una herramienta como Power Query puede ayudarte a mapear los datos de la hoja de cálculo a un formato de texto compatible con Excel, buscando los valores repetidos y agrupándolos. Power Query puede convertir una serie de hojas de cálculo en una base de datos que luego podrá usar como entrada en el proceso de generación de organigramas.
Una vez que hayas exportado los datos a un formato de texto compatible con Excel, podrás usar la herramienta de Diagrama de Org para visualizar los datos. Esta herramienta le permite recuperar los datos de la base de datos directamente y convertirlos en un organigrama. Esto ahorrará tiempo y hará que el proceso de creación de un organigrama sea más fácil.
3. Construyendo el Organigrama en Excel
Una vez que hayas comenzado a usar Excel para la planificación de tu organigrama, puedes comenzar a construirlo paso a paso. Esta herramienta vierte rápidamente los detalles de la empresa a un organigrama sencillo, entonces hay que comenzar con los detalles más simples.
1. Lista de Empleados: Es un buen ejercicio comenzar con una lista de empleados para que puedas establecer una correlación entre los empleados de tu empresa y los cargos. Utiliza un planillas de Excel para crear una lista de todos tus empleados y el cargo que desempeñan.
2. Utiliza una Tabla Jerárquica: Para el organigrama, es útil usar un formato de tabla jerárquica. Esto presentará una lista de todos los cargos de la empresa desde la cima hacia abajo. Esto significa que tu tendrás una lista completa de los cargos y quién ocupa ese cargo.
3. Desarrolla la Estructura: Ahora debes empezar a agregar los cargos a la tabla jerárquica para que el organigrama comience a tomar forma. Utiliza la herramienta de alineamiento de células para asegurarte de que todas tus células se alineen correctamente. Los cargos más importantes deben estar en la parte superior, y los cargos más bajos en la parte inferior.
4. Agrega detalles: Una vez que hayas finalizado la estructura principal, puedes comenzar a agregar detalles adicionales como información específica del cargo, el salario asociado, el nivel jerárquico y otros. Usa las células de la derecha de los cargos para adjuntar esta información. Esto te ayudará a comprender mejor la estructura de tu organigrama.
4. Desarrollar un Diseño Óptimo para el Organigrama
Cuando se crea un organigrama, es necesario que se tome en cuenta el diseño óptimo para poder establecer la jerarquía y la estructura de forma clara.
La importancia de un buen diseño. El diseño de un organigrama juega un papel crítico en la forma en que los miembros de la empresa lo entienden. Un buen diseño facilita la comprensión de la estructura de la organización y las responsabilidades de cada departamento.
¿Qué es un buen diseño? Un buen diseño es aquel que utiliza formatos visualmente atractivos y estructuras lógicas para representar la información de forma comprensible. Además de esto, debe presentarse con claridad los datos de información como nombres, jerarquías, procesos, líneas de responsabilidades entre otros.
Consejos para desarrollar un buen diseño del organigrama:
- Establezca una jerarquía clara: Utilice los diferentes niveles de información para presentar la estructura de forma visible.
- Considere el tamaño de la empresa: Adapte el diseño para poder mostrar de forma correcta toda la información de la estructura.
- Establezca las líneas de responsabilidad: Asegúrese de que sea claro quien es responsable de qué área.
- Utilice colores y diferentes formatos para mejorar la comprensión: Utilice diferentes tonos y símbolos para subrayar los departamentos y cargos más importantes.
- Mantenga el organigrama actualizado: Investigue constantemente si hay cambios en la estructura de la empresa para actualizar la información.
5. Agregar Detalles a los Elementos del Organigrama
Para , los usuarios primero necesitan crear una estructura que defina los elementos, subelementos y valores. Esto puede llevarse a cabo a través de homepages específicos, frameworks ya existentes, o simplemente mediante el diseño de una estructura personalizada. Una vez que la estructura ya esté definida, entonces los usuarios pueden comenzar a agregar los datos y detalles específicos. Para lograr un mejor resultado, es importante que los usuarios le den vida a su organigrama mediante la incorporación de texto, gráficos, fotos, videos, etc.
Una vez que los usuarios hayan decidido qué detalles incluir en la visualización del organigrama, pueden comenzar a utilizar diferentes herramientas para incorporarlos. Los usuarios pueden optar por herramientas online o usar software específico. Algunos programas populares utilizados para crear y editar organigramas son Microsoft Visio, SmartDraw y Gliffy. Estas herramientas permiten a los usuarios incorporar todos los detalles deseados a los elementos del organigrama.
Además de los programas de software, también hay herramientas online que los usuarios pueden usar para . Hojas de cálculo de Google, editores web modernos y las herramientas de diseño por lotes son algunos ejemplos. Las herramientas online permiten a los usuarios actualizar el contenido en tiempo real, ademas de proporcionar ayuda para la creación de contenido multimedia para la visualización.
Finalmente, una vez que todos los detalles hayan sido incorporados de manera satisfactoria al organigrama, los usuarios deben asegurarse de que los mismos estén bien organizados para que sean fácilmente identificables. Esto se puede logar mediante la implementación de una breve jerarquización, el uso de colores para llamar la atención, el uso de flechas para indicar los vínculos entre los elementos, la utilización de ilustraciones y gráficos, etc. Estos puntos en conjunto harán que el organigrama resulte más entendible e intuitivo.
6. Mejorando el Visual del Organigrama
Hay una gran variedad de organigramas gráficos disponibles para la visualización de una estructura organizativa. Sin embargo, algunas personas todavía no necesariamente entienden cómo sacar el máximo provecho de estos útiles diagramas al crearlos, en términos de sus dimensiones y calidad visual. Esta sección abordará diversas formas de mejorar el visual de los organigramas y promover una eficacia significativa cuando se trata de la visualización de la estructura de una organización.
Lo primero es el uso de la hoja de cálculo. Si bien la herramienta parece limitada para la creación visual de organigramas, se pueden utilizar funciones avanzadas que ayudan a formular una tabla con la información requerida para construir un organigrama. Estas excelentes funciones de formato permiten a los usuarios aprovechar las características visuales, como el bordes, para crear un organigrama atractivo. Esto también facilita el ajuste visual de la tabla de datos para mostrar la jerarquía apropiada.
The second is to use a design software. también es una opción útil para aquellos que tienen la capacidad de utilizar herramientas visuales. Las aplicaciones de diseño como Adobe Illustrator y Adobe Photoshop también son útiles para los organigramas. Estas herramientas ofrecen más opciones visuales como los gráficos y los diálogos, que hacen que el organigrama sea más entendible. Además, se pueden usar herramientas básicas como el relleno, los colores y los estilos para mejorar aún más la calidad visual.
Una tercera solución funcional es optar por herramientas de diseño de organigramas, como SmartDraw. Esta solución tecnológica intuitiva es ampliamente utilizada, ofrece herramientas para la configuración y personalización, así como también un alto nivel de facilidad, para recopilar datos, y la posibilidad de construir un organigrama por completo en pocos minutos. Esta herramienta de diseño de organigramas también cuenta con una completa gama de ediciones y estilos de gráficos, para generar un diseño óptimo.
7. Compartir y Distribuir el Organigrama
Una vez que la empresa ha decidido su estructura organizativa, puede crear un organigrama para ilustrarla. Esta herramienta gráfica será útil tanto para ilustrar la estructura interna de la empresa al personal actual, como para mostrar el diseño a nuevos empleados y clientes potenciales. Comparar y distribuir el organigrama es una parte importante para maximizar los beneficios de la herramienta. Esto permite que los miembros de la empresa entiendan mejor cómo se distribuye el trabajo dentro de la organización.
La forma más común de distribuir el organigrama en la organización es imprimirlo para que las personas involucradas lo tengan como referencia. Esto incluye directivos, jefes de departamento, líder de proyecto y miembros de equipo. Los organigramas impresos se suelen colocar en sitios estratégicos dentro de la oficina, como en los salones donde se reúnen para discutir y colaborar. Esto les garantiza a todos los involucrados una imagen clara de la estructura de la empresa.
Además, los organigramas pueden compartirse en línea para aquellos miembros del equipo que trabajan desde casa, en una oficina remota, o simplemente para que los clientes potenciales vean la estructura de la empresa al momento de decidir si trabajar con ella. Esto implica llevar información actualizada en una variedad de formatos electrónicos. Los formatos más aceptados para compartir organigramas en línea son los archivos JPG, PNG, GIF y PDF, pero hay varias herramientas para editar y compartir organigramas en línea.
Es recomendable publicar el organigrama en una Intranet para los empleados, o en la página web de la empresa para los clientes potenciales. Esto permite que los miembros de la organización, tanto internos como externos, puedan verlo en cualquier momento. Así, el organigrama podrá mantenerse tan actualizado como sea necesario para reflejar los cambios en la estructura y, por tanto, garantizar la productividad de la empresa.
8. Conclusión: Conociendo Cómo Hacer un Organigrama en Excel
1. Características Principales para Diseñar un Organigrama
En Excel, los organigramas pueden ser fácilmente diseñados usando la funcionalidad «Agregar diagrama» del paquete de herramientas Diseño Gráfico de Microsoft. Esta herramienta permite crear diagramas de árbol, de flechas, de línea y de organigramas. Se pueden añadir textos, iconos, líneas, figuras y muchos más elementos visuales para formar un diagrama. Es una herramienta de edición de gráficos, por lo que los objetos se pueden mover y cambiar fácilmente. Una ventaja adicional es la capacidad de exportar los gráficos directamente como imágenes rasterizadas, lo cual facilita la reaprovechabilidad.
Además, Excel también ofrece la opción de diseñar desde una plantilla de organigrama para realizar la creación correcta. Estas plantillas contienen un diseño profesional con una estructura de organigrama pre-articulada, lo que simplifica la creación de un diagrama que se ajuste a los requisitos específicos de cada usuario.
2. Pasos a Seguir para la Creación de un Organigrama
Los pasos a seguir en el proceso de diseño de un organigrama en Excel son los siguientes:
- Elegir una plantilla de organigrama;
- Agregar celdas y subtítulos;
- Agregar líneas para conectar celdas y subtítulos;
- Agregar detalles visuales para mejorar la presentación;
- Exportar el diagrama como una imagen.
3. Ventajas de Usar Excel para el Diseño de Organigramas
Excel es la herramienta perfecta para el diseño de organigramas. Ofrece funcionalidades avanzadas y fáciles de usar, al tiempo que garantiza un diseño profesional. La característica de exportar directamente como una imagen es útil para incorporar organigramas en presentaciones de PowerPoint, documentos de Word o incluso publicarla en un sitio web. Esta herramienta también es una solución asequible para aquellos que están trabajando con un presupuesto limitado.
4. Recursos Extras para Diseñar Organigramas con Excel
Para aprovechar al máximo la capacidad de diseño de organigramas en Excel, los usuarios pueden aprovechar algunos recursos adicionales. Los tutoriales en línea sobre cómo crear un organigrama en Excel proporcionan una guía paso a paso para el proceso de diseño. También hay recursos adicionales, como plantillas de organigramas para facilitar el proceso de diseño, herramientas de edición de organigramas para mejorar la presentación y artículos detallados sobre la creación de gráficos. Estos recursos adicionales aseguran que los usuarios puedan realizar el diseño correcto con un diseño profesional.
Con Excel, la herramienta diseñada por Microsoft para la creación de documentos digitales, existen cientos de formas de organizar todos sus datos con rapidez y eficacia, y la elaboración de un organigrama es una de ellas. El uso de esta herramienta se ha convertido en una práctica común y sencilla entre muchos usuarios, y con los recursos adecuados, cualquiera puede crear un organigrama que sea profesional y apropiado para la situación que requiera. Esperamos que este artículo haya sido de ayuda para aquellos que necesiten hacer uso del Excel para la creación de su organigrama ideal y que puedan obtener resultados óptimos para sus proyectos, independientemente de su complejidad.