Muchas personas encuentran en Excel un herramienta indispensable para llevar un control de todos sus inventarios. Si estás buscando información sobre cómo puedes hacer inventario de forma simple y ágil, estás en el lugar ideal. En este artículo explicamos paso a paso cómo hacer inventario en Excel. Excel representa, sin lugar a dudas, una de las herramientas más útiles a la hora de organizar datos y, al mismo tiempo, llevar un registro de inventario. Esta herramienta te permite destacar los detalles del inventario en un formato fácil de leer y entender. Asimismo, el manejo de sus modos de calcular hace del programa una herramienta de cálculo excelente. Por esta razón, Excel se ha convertido en una de las herramientas preferidas a la hora de administrar un inventario. A continuación, te explicamos cómo hacer inventario en Excel y hacer un seguimiento de los diferentes productos que hay dentro de él.
1. Por Qué Usar Excel para Hacer Inventario
¿Cuáles son las ventajas de usar Excel para hacer un inventario? El uso de Excel para hacer un inventario aumenta la productividad y mejora los procesos de mantenimiento, contabilidad y control. Excel ofrece una forma rápida de organizar los detalles de un inventario, permitiendo al usuario ver los datos de un solo vistazo, al mismo tiempo que facilita el análisis de datos, organizar la información y finalmente generar informes. Aquí hay algunas ventajas de usar Excel para hacer un inventario:
- Excel le permite almacenar y organizar todos los detalles de un inventario de manera ordenada y clara.
- Permite calcular el costo, el precio unitario y el inventario promedio para un período dado.
- Puede crear fácilmente plantillas útiles para registrar todos los datos de un inventario.
- Le permite al usuario copiar y pegar datos de una hoja de cálculo a otra y generar informes según sea necesario.
Cómo usar Excel para hacer un inventario? Usar Excel para hacer un inventario es un proceso simple y rápido que no requiere conocimientos técnicos avanzados. Aquí hay algunos pasos para ayudarlo a comenzar:
- Cree una hoja de cálculo en Excel para comenzar con el inventario.
- En la hoja de cálculo, agregar columnas para cada información relacionada con el inventario, como descripción, cantidad, costo, precio unitario y existencias promedio.
- Llene la hoja de cálculo con los datos correspondientes ingresando detalles como descripción, cantidad y costo.
- Calcule el precio unitario a partir del costo y la cantidad.
¿Cómo rastrear el inventario a través de Excel? Rastrear el inventario a través de Excel le ayuda a mantener un registro de todas las entradas y salidas del inventario. Hay varias herramientas en Excel que le ayudan a hacer esto.
- La herramienta «Filtrar» en Excel le permite seleccionar valores específicos desde la lista de inventario para ver los datos relacionados con ellos.
- Las herramientas de tablas dinámicas le permiten manipular los datos de una manera clara y visual. Puede usar esta herramienta para crear informes y ver la variación en el nivel de inventario a través del tiempo.
- Puede usar la fórmula «Suma» para determinar el nivel de inventario mensual.
¿Cómo generar un informe de inventario con Excel? Excel facilita el proceso de generar un informe de inventario. Por ejemplo, puede crear un informe simple que calcule el costo, el precio unitario y el inventario promedio para un período dado. Puede usar la fórmula «Calcular la suma acumulada» para determinar el costo total de su inventario. Esta fórmula también le permitirá calcular el costo por unidades individuales. Además, puede usar tablas dinámicas para ordenar los datos según diferentes criterios, como marca, tipo de unidad, precio unitario, etc. Esto lo ayudará a controlar las existencias y a tomar mejores decisiones de inventario.
2. Cómo Establecer una Hoja de Inventario en Excel
Paso 1: Asegúrate de que tengas la versión correcta de Microsoft Excel para crear tu hoja de inventario. Deberías tener la última versión de Microsoft Excel para que los pasos que sigan se apliquen a tu dispositivo. Si tienes una versión más vieja, actualízala. Encontrarás más características y herramientas para ayudarte a crear tu hoja de inventario.
Paso 2: Abre una nueva hoja de cálculo. Puedes elegir una plantilla creada anteriormente que esté diseñada específicamente para controlar el inventario. Sin embargo, si prefieres usar tu propia hoja de cálculo, puedes empezar desde una hoja en blanco. Es recomendable que sigas el procedimiento de crear una nueva hoja de cálculo desde el principio para que puedas personalizar tus requisitos antes de comenzar.
Paso 3: Completa cada columna con la información necesaria para llevar el inventario. Las columnas pueden ser fechas, líneas de producto, descripción, número de artículos, precio de los artículos, etc. Asegúrate de tener los datos necesarios para proporcionar una imagen clara de tu inventario y de recopilar información vital para que tu negocio pueda competir eficazmente en el mercado.
Paso 4: Personaliza la hoja de cálculo. Una vez que hayas completado la versión básica de tu hoja de inventario, puedes comenzar a personalizarla. Esto se realiza al agregar infografías, usar fórmulas para calcular los promedios y los totales, crear pestañas para seguir haciendo un seguimiento de las entradas y salidas de tu inventario, etc. Puedes jugar con la apariencia de tu hoja de cálculo para que se adapte mejor a tus necesidades una vez que hayas creado la estructura básica.
3. Llenar una Tabulación de Inventario en Excel
Una buena forma de mantener el seguimiento de los productos es usar una tabulación de inventario en Excel. Esto te permitirá registrar todos los artículos incluidos en el inventario de tu negocio de una forma organizada. Aquí está un paso a paso para .
Primero, abre el Excel y crea una nueva hoja de cálculo. En la primera fila, incluye los encabezados para cada uno de los datos de inventario. Esto puede incluir el número de referencia de la unidad, el nombre de los artículos, el número de unidades, los precios, el costo, el propietario y cualquier otra información relevante.
Luego, empieza a llenar la tabulación con la información sobre los artículos. Puedes usar la información de la factura si compras los artículos al por mayor. Esto incluye el nombre de los artículos, el número de unidades, los precios unitarios y el costo total de las unidades. Si la información está en formato digital, como una factura procesada por computadora o una factura PDF, puedes usar un software como PDFelement para extraer la información y pegártela en la tabulación de inventario de Excel.
Para mantener un buen control de los artículos, recuerda utilizar fórmulas en Excel para contar cuántas unidades se agregaron y cuantas se vendieron. Esto te para llevar un control de los artículos sin tener que calcular los números manualmente. Puedes usar estas fórmulas para controlar un artículo específico o para controlar todos los artículos en el inventarioLista algunas herramientas que te pueden ser útiles para crear una tabulación de inventario en Excel: Microsoft Excel, Google Spreadsheet y Open Office. Estas herramientas te ofrecen las mismas interfaces para registrar todos los datos relacionados con el inventario de una forma sencilla.
4. Organizar las Datos de Inventario en Excel
Organizar los Datos de Inventario en Excel es una tarea importante para los negocios y organizaciones con muchos activos para controlar. Con la ayuda de Excel, puedes llevar un seguimiento de todos los productos o equipos sin tener que escribir una lista o tener un sistema de inventario complejo. Aquí hay algunas maneras de organizar tu inventario con Excel.
Planifica a Conciencia. Al principio, es importante decidir qué datos son necesarios en tu inventario de Excel. Estos datos podrían incluir el nombre del producto, el número de inventario asignado por el proveedor, la ubicación, la cantidad de unidades, el costo total, el precio de venta, el vencimiento, la ubicación del lote y la descripción del producto. Al planificar para recopilar los datos adecuadamente, ahorrarás tiempo de entrada de datos.
Usa Plantillas Preconfiguradas. Si desea ahorrar tiempo y esfuerzo cuando organiza los datos de inventario en Excel, considere usar una plantilla preconfigurada. Microsoft Excel tiene una variedad de plantillas de inventario diseñadas para casi cualquier necesidad. Estos registros de inventario enumerarán todos los datos importantes organizados de una forma fácil de ver. Si desea una plantilla que no se encuentre en la aplicación, también hay numerosas plantillas de Excel gratuitas disponibles en línea.
Verifica la Exactitud. La exactitud es esencial cuando usas Excel para organizar los datos de inventario. Asegúrate de que todos los números sean correctos y de que se ingrese el detalle exacto de cada producto. El error en el seguimiento de los activos puede resultar en compras ineficientes y una pérdida de tiempo en su lugar de trabajo.
Mantenga el Registro Actualizado. Cuando se usa la hoja de cálculo de Excel para llevar un seguimiento de un inventario, es importante mantener todos los números al día. Esto significa que actualmente debes tener un control de los productos entregados ordenado o retirado de la ubicación. Esto te ayudará a evitar cualquier confusión en cuanto a si queda stock para un producto determinado.
5. Crear un Gráfico para Visualizar el Inventario en Excel
Graficar el inventario de Excel es una herramienta fácil para los usuarios de Excel. Esta función ayuda a los usuarios a visualizar fácilmente los datos guardados en su hoja de cálculo. Esto ayuda a ver rápidamente cuáles son los productos más vendidos, cuales son los inventarios bajos, etc. Para crear un gráfico en Excel, siga los siguientes pasos:
1. Seleccione los datos. Comience por seleccionar los datos que desea graficar. Esto puede realizarse seleccionando una celda superior derecha del rango de datos al que desea hacer referencia.
2. Abra el menú gráfico. Una vez que haya seleccionado los datos para graficar, presione el botón Gráficos en la parte superior de la pestaña. Esto mostrará un menú con opciones para las distintas formas de gráficos disponibles.
3. Elija un tipo de gráfico. Una vez que se haya abierto el menú de gráficos, elija el gráfico apropiado, según el tipo de datos que haya seleccionado, ya sea un gráfico de línea, un gráfico de barras, un gráfico de columnas, etc.
4. Añada títulos y etiquetas. Una vez que haya elegido el tipo de gráfico, puede añadir títulos para los ejes, etiquetas para los ejes y un título a su gráfico, para que los demás puedan entender fácilmente lo que está representando.
Al final, el gráfico creado le ayudará a ver fácilmente el estado de su inventario y a identificar rápidamente cuales son los productos más vendidos o cuales necesitan una mayor atención.
6. Usar Fórmulas para Automatizar el Inventario en Excel
Eficiencia y Reproducibilidad: Los Beneficios de
Excel es una herramienta muy útil para muchos propósitos, particularmente para ahorrar tiempo y energía con procesos como automatizar el inventario. Este es el enfoque ideal para las fórmulas, ya que permiten que los usuarios definan y configuren cálculos, que luego se pueden usar como base para aquellos que tienen que hacer un seguimiento de los números de inventario.
La automatización de inventario de Excel también le da a los usuarios algunas habilidades útiles para maximizar eficiencia. La capacidad de conservar un inventario exacto se traduce en mayor productividad, pues los usuarios no tienen que cargar con los tediosos cálculos y análisis manuales. Esto significa que permitirán controlar más artículos y almacenes sin preocuparse de perderse en los detalles. Además, brindan flexibilidad para que los usuarios puedan cambiar fácilmente los inventarios cuando sea necesario.
Los usuarios también pueden usar fórmulas para ajustar automáticamente el inventario en Excel para determinados productos y almacenes. Esta opción es especialmente útil para aquellos que tienen que gestionar una gran cantidad de productos. Se pueden crear fórmulas para la gestión de inventario que hacen el seguimiento del almacenamiento, entrega e inventario de entrada de artículos en existencia. Los usuarios también pueden crear una fórmula para monitorear la rotación de una empresa determinada, mostrando el número de productos comprados y vendidos durante ciertos períodos de tiempo.
Esto significa que los usuarios pueden utilizar fórmulas para mejorar la eficacia de sus inventarios, ahorrando tiempo al eliminar la necesidad de una supervisión minuciosa de los artículos y almacenes, y proporcionándoles una reproducibilidad más precisa. Al automatizar el inventario con fórmulas, los usuarios no tendrán que preocuparse por equivocarse, ya que las fórmulas tomarán la decisión por ellos.
7. Compartir la Hoja de Excel del Inventario
Compartir una hoja de datos de Excel es muy sencillo y le ahorrará tiempo a la hora de repartir información a otros usuarios. En primer lugar, abra la hoja de Excel en la que desea compartir la información y haga clic en “Archivo”. Seleccione “Compartir” en la lista desplegable. Esto abrirá una ventana con distintas opciones de compartición.
Ahora, tendrá que decidir a quién compartir la información. Esto se puede hacer de varias formas. Si sólo desea compartir la hoja de Excel con un usuario en particular, escriba el correo electrónico del usuario en la sección “Enviar a”. Si desea compartir con varios usuarios, puede incluir los correos electrónicos de todos ellos en la sección “Enviar a”.
Si, por otra parte, desea compartir la información con todos los usuarios de su cuenta de Office 365, haga clic en “Seleccionar personas” y seleccione el icono de su organización. Esto abrirá una lista con todos los usuarios de su organización a los que puede compartir la información. Por último, puede enviar invitaciones individuales a cada usuario si lo deseara.
Cuando la configuración esté lista, haga clic en “Enviar” para compartir la hoja de Excel. Esto enviará la invitación de compartición a los destinatarios seleccionados. El receptor de la invitación recibirá un enlace para acceder a la hoja de Excel para añadir o ver información.
8. Conclusión: Aumentar la Eficiencia de Inventario con Excel
Adaptar Excel para el aumento de la eficiencia El excel es una herramienta útil con la que se puede mejorar el control de inventario de una manera efectiva. La función principal de Excel es recordar y organizar los detalles necesarios para asegurar una comprensión total de los datos e información de inventario para mejorar la eficiencia del proceso. Esto se debe a que Excel incluye diferentes tipos de herramientas que ayudan al usuario a administrar los datos y los recursos eficazmente.
Organización de inventario Excel puede usarse para organizar los datos de inventario en filas y columnas. Esto permite a los usuarios ver de un vistazo los diferentes elementos del inventario, como el número de productos y su precio. Además, el usuario puede organizar los datos de inventario en una hoja de cálculo, lo que facilita un control aún más preciso del inventario.
Controlar los niveles de stocks Excel también puede usarse para controlar el nivel de stock de un inventario. Esta función es especialmente útil cuando se controlan varios elementos en una lista de inventario. Esto se debe a que Excel incluye una herramienta de seguimiento de inventario que permite al usuario ver el nivel de stock actual del inventario con solo unos clics.
Predicción del flujo de trabajo Con el uso de Excel se puede predecir el flujo de trabajo del inventario a partir de los datos recopilados. Esta herramienta se puede utilizar para estimar el costo de mantenimiento de un inventario y predecir cuándo se necesitarán nuevos pedidos para hacer frente a los requerimientos de la compañía. Esto permite a los usuarios determinar qué productos se necesitan y cuánto debe comprar para aumentar la eficiencia en el mantenimiento del inventario. En resumen, aprender a hacer inventario en Excel es una habilidad simple pero muy útil para cualquier empresario o propietario de un negocio, ya que le permitirá tener un mejor control y registro de los productos que tiene a disposición. Esta es una excelente forma de asegurarse de que no se pierdan productos ya sea por desabastecimiento, descuido, daño o incluso robo. Aprender a usar Excel para hacer inventario es una habilidad esencial para cualquiera que se dedique a la venta de bienes materiales.