Los documentos oficiales nunca pasan de moda, pero firmarlos en Word normalmente significa que se cuenta con una versión digital para su tratamiento. Cuando se firman documentos, se requiere que el documento incluya un sello que represente al firmante o propietario. Para realizarlo se escanea una firma para su uso posterior. Sin embargo, ¿qué sucede si el documento se encuentra en formato digital? ¿Cómo firmar un documento de Word sin escanear la firma? Esta pregunta será respondida a continuación, explicando cada uno de los pasos a seguir para firmar un documento a través del programa Word sin necesidad de tener que escanear una firma para su uso.
1. ¿Que es Firmar un Documento Word?
Firmar un documento de Word es una de las muchas opciones que ofrece la herramienta de herramientas de procesamiento de texto. Esta característica es conveniente para un número de situaciones, como la firma de un documento legal y la prueba de la individualidad del autor. Es posible que desee firmar un documento de Word solo para confirmar su identidad, pero también hay otros motivos que explicaremos a continuación.
Es sencillo firmar un documento de Word en cuestión de minutos. Primero, abra un documento Word y ubique la sección que desea firmar. En la parte inferior del documento existe una flecha verde que indica la sección que desea signar. A continuación, haga clic en «Agregar firma» y aparecerá una caja de texto para ingresar la firma. Ahora puedes escribir o dibujar tu firma dentro de la caja.
Una vez que hayas cargado tu firma, usa el botón «Aplicar» para añadirla al documento. Puedes almacenar tu firma para usarla en futuros documentos haciendo clic en el botón «Guardar». Después de eso, tu firma se guardará automáticamente en tu computadora y ya está lista para su próxima vez.
Además de la firma, también puedes agregar un sello de tiempo y una fecha para corroborar la autenticidad del documento. Este sello es una forma simple de comprobar la exactitud de la signatura. Esto se consigue haciendo clic en la opción «Agregar sello de tiempo» que está al lado de la casilla de firma. Después de aplicar el sello, también puedes agregar tu nombre impreso debajo de este. Esto es una forma adicional de comprobar la identidad de la persona a quien el documento está destinado.
2. Beneficios de Firmar un Documento Word
- Documentos electrónicos más seguros: Firmar un documento Word confiere un alto grado de seguridad. Cada firma es única e inexplicablemente ligada a la identidad de la persona que la proporciona. Esto hace que los documentos electrónicos sean mas confiables para garantizar que no sean fácilmente alterados, tanto en la autenticidad de la firma como en el contenido de los documentos.
- Autenticidad y Certificación Al firmar un documento Word, se proporciona una certificación de calidad de los documentos electrónicos. Esto significa que los documentos electrónicos tendrán un alto nivel de calidad, seguridad y autenticidad. Esta certificación se puede usar para la validación legal de los documentos.
- Sencillez y Facilidad de Uso Firmar documentos electronicos con Word es extremadamente sencillo y fácil de usar. Esto significa que cualquiera que tenga un ordenador con Word puede fácilmente crear un documento Word, agregar una firma electrónica y enviarlo. Por otro lado, también es fácil de recibir documentos firmados por otros.
- Servicios Múltiples Los usuarios obtendrán el beneficio de poder usar muchos servicios al mismo tiempo. Por ejemplo, pueden compartir archivos y documentos con otros usuarios de forma segura, firmar múltiples documentos a la vez, compar los documentos originales con los documentos firmados y verificar la autenticidad de los documentos.
3. ¿Cómo Puedes Firmar un Documento Word?
Los documentos Word pueden ser firmados digitalmente para evitar las impresiones y la necesidad de llevar un sello. Esto permite que personas de todo el mundo revisen los documentos de forma rápida y exitosa. Esta es la manera en que puedes firmar un documento Word sin ninguna complicación consecutiva:
1. Abre el archivo en Microsoft Word. Si no tienes la versión más reciente, puedes usar la versión en línea que ofrece la misma función. También se pueden abrir otros formatos de archivos como por ejemplo un PDF.
2. Haz clic en Archivo en la parte superior izquierda de la pantalla. Esto te dirigirá a la aplicación web de «firmar documentos» de Microsoft. Aquí debes hacer clic en «Iniciar Inicio de Sesión». Algunas versiones requerirán que hagas Abra Outlook para completar el proceso de inicio de sesión.
3. En la parte superior derecha de la pantalla, ingresa tu correo electrónico o tu nombre de usuario para iniciar sesión. Introduce la contraseña asociada para completar el proceso. Y luego haz clic en el botón «Iniciar sesión».
4. Después de que hayas completado el inicio de sesión, haz clic en el documento para proceder con la firma. Luego vas a ver la opción «Firmar aquí» en la parte inferior izquierda de la pantalla. Haz clic en ella y, a continuación, selecciona la forma en que deseas firmar el documento. Esto puede ser el nombre de la persona que lo está firmando, el nombre de la compañía que lo está firmando, el uso de un certificado digital, una imagen, una firma escrita a mano, un sello electrónico, etc.
4. Necesitas Procesar tu Firma Digital para Firmar un Documento Word
La firma digital, también conocida como firma electrónica, es un documento digital que confirma la identidad de un usuario. Hoy en día, muchas empresas, gobiernos y otras entidades requieren la firma de documentos y otros registros en formato digital. Por lo tanto, procesar la firma digital es necesario para archivar documentos y garantizar la autenticidad de los mismos.
Paso 1: Elige un Proveedor Certificado Para procesar una firma digital, primero debes elegir un proveedor certificado. Los proveedores certificados están autorizados por el gobierno para proporcionar servicios de firma digital. Esto proporcionará una mayor seguridad ya que estas compañías están bajo vigilancia estricta y están sujetas a verificaciones continúas. Algunos frabricantes reconocidos son: DocuSign, Adobe Sign, Cognito Forms y GlobalSign.
Paso 2: Crea una Cuenta Una vez elegido el proveedor certificado necesario, puedes crear una cuenta. Debes conciliar y verificar un proveedor como una validación remota. Esto implica aceptar términos y condiciones y proporcionar la información requerida. Después de completar el proceso, recibirás un correo electrónico para activar la cuenta.
Paso 3: Firma Electrónicamente Una vez activada la cuenta, puedes firmar documentos electrónicamente. Esto se hace utilizando una tarjeta de seguridad en un lector de tarjetas. El lector de tarjetas se conecta al PC. Puedes usar archivos en formato PDF para firmar electrónicamente. Una vez hecho esto, recibirás un correo electrónico con una versión del documento de la firma electrónica.
Paso 4: Firma Físicamente Después de procesar la tarjeta, tendrás que firmar el documento en un medio físico. Esto se hace imprimiendo el documento y añadiendo la firma física firmando en el papel. Puedes usar un lápiz normal para firmar el documento una vez se imprima. Después de la autentificación, desde el proveedor, puedes cargar la versión física del documento en la plataforma para validarlo.
5. Formas Alternativas para Firmar un Documento Word
Existen varias formas de firmar un documento Word. Estas incluyen la firma manuscrita, la firma digital, la verificación con un certificado SSL, y la firma electrónica. A continuación se desglosan cada método con detalle.
La firma manuscrita es el proceso más común para firmar documentos. Se trata de escribir la firma directamente en el documento. Aunque este es el método más sencillo, también es el que presenta mayores problemas de seguridad. Es importante asegurarse de que cada firma esté bien protegida y que se mantengan registros actualizados.
La firma digital también es una forma de firmar documentos de manera segura. Esta proceso implica el uso de un certificado digital emitido por una entidad certificadora autorizada. Al usar un certificado digital, un documento se firma con un sistema de codificación de datos de seguridad para confirmar que se trata de la verdadera y correcta firma del propietario del certificado.
La verificación con un certificado SSL es una forma más segura de firmar documentos. Esto ofrece un nivel adicional de seguridad al usar un protocolo cifrado estándar para evitar la manipulación. SSL es uno de los principales protocolos para cifrar datos y se utiliza para proteger transacciones como el pago en línea. Con esta técnica, se puede validar la autenticidad de los documentos y garantizar su exactitud y seguridad.
Por último, la firma electrónica es otra alternativa para firmar documentos. Esta consiste en la firma electrónica avanzada, una tecnología que utiliza sistemas basados en un entorno seguro de verificación de documentos. Esto permite que se firme electrónicamente y almacene una copia segura de los documentos. Esta es la forma más rápida y segura de firmar documentos de manera remota, sin tener que imprimir nada.
6. Como Usar el Certificado Digital para Firmar un Documento Word
Paso 1: Para comenzar con el proceso de firma digital en un documento Word, lo primero que deberás hacer es descargar e instalar el programa de firma electrónica desde el cual manipularas tu certificado. Esta herramienta te permite almacenar tu certificado digital y disponer de su uso en diferentes aplicaciones, como documentos Word y Adobe Reader, por mencionar algunas. Una vez descargada e instalada, deberás iniciar sesión con tu nombre de usuario y clave de seguridad para administrar tus certificados digitales.
Paso 2: Ahora que ya tienes tus certificados instalados, es hora de abrir el documento Word desde el cual quieres firmar el documento. Una vez abierto, tendrás que dirigirte al menú superior de opciones y seleccionar la opción “Firmar”. Aquí te aparecerá una ventana que te permite seleccionar el certificado digital que quieres usar para firmar el documento. Al hacer esto, tu certificado se enlazará al documento Word. Ahora, para completar la firma, tendrás que insertar tu contraseña y esperar a que se complete el proceso.
Paso 3: Una vez completado el paso anterior, podrás visualizar un simbolo de firma digital en el documento Word. Este es una imagen o algún otro medio que se aplica para dar a entender que ese documento está firmado electrónicamente. Como referencia hay varias opciones y herramientas que puedes usar para obtener los simbolos apropiados. Algunos programas te permiten añadir una imagen de tu firma
Paso 4: Por último, ahora que tienes el documento firmado digitalmente, deberás comprobar que todos los datos son correctos. Para ello podrás usar diferentes aplicaciones para la comprobación; como Adobe Reader, para verificar que tu certificado se haya anexado correctamente al documento en forma de firma, y Google Chrome para comprobar que todos los datos están en orden. Así podrás estar seguro que el documento tuvo una firma digital correcta.
7. Verificación de la Autenticidad de tu Firma para Firmar un Documento Word
Activar el Registro de la Firma Digital
En primer lugar, debes activar el registro de la firma digital para firmar tu documento Word. Para ello, abre el archivo en Microsoft Word y selecciona el menú «Herramientas». Busca la opción «Administrar firmas digitales» e introduce tu contraseña (si la has definido) para acceder a la ficha de tu firma digital. Si aún no tienes firma digital, puedes crearla seleccionando la opción «Nueva Firma Digital».
Insertar una Imagen de la Firma Digital
Ahora que has activado el registro de la firma digital, puedes garantizar la autenticidad de la misma insertando una imagen tuya en el documento. Para ello, haz clic en el menú «Insertar» de Word, selecciona «Imagen» y busca la imagen con tu firma, que puedes guardar previamente desde un programa como Photoshop. Una vez insertada la imagen, los usuarios que revisen el documento podrán ver tu nombre y solicitar la verificación de la firma.
Aplicar una Firma Digital
Después de insertar la imagen de la firma, puedes aplicar una firma digital para certificar la autenticidad del documento. Esto lo puedes realizar desde la misma ficha de «Firma digital» de Microsoft Word. Para ello, haz clic en la opción «Firmar documento digitalmente» y busca y selecciona el certificado de firma digital que quieres aplicar.
Comprobar la Autenticidad de tu Firma
Por último, deberás comprobar la autenticidad de tu firma digital en el documento Word. Para ello, vuelve a seleccionar el menú «Herramientas», «Administrar firmas digitales» y desde la ficha del «Detalle de la firma», selecciona la opción «Verificar» para verificar la configuración de la firma digital. Si la configuración es correcta, podrás confirmar la autenticidad de la firma con seguridad.
8. Consideraciones sobre los Niveles Legales de un Documento Word Firmado
Validación de Firmas
La firma digital de un documento debe verificarse para asegurar que no se ha alterado del momento en que el creador del documento lo firmó. Esto asegurará que los documentos tengan validez legal. Hay varias formas en que la firma digital se puede verificar. Los usuarios pueden verificar una firma mediante el software de procesamiento de palabras, herramientas de terceros, librerías nativas, prototipos en Internet, etc.
Guardar una Firma
Una vez que un documento se ha firmado digitalmente, necesita ser guardado para su posterior verificación. Esto generalmente se hace guardando una copia en el servidor de firma digital de la compañía. Este servidor mantiene un archivo firmado cifrado, así como una copia del documento, que también se cifra para garantizar la autenticidad del documento.
Verificación de Niveles Legalmente Vinculantes
Una vez que se han guardado las firmas digitales, se deben verificar con el fin de asegurar que tengan niveles legalmente vinculantes. Esto significa que se debe seguir todo el procedimiento correcto para garantizar que los procedimientos legales se hayan seguido correctamente. Los estándares que se deben usar para asegurar los niveles legalmente vinculantes incluyen:
- Uso de procesamiento de palabras para verificar la firma
- Verificación de la firma con el software de terceros
- Autenticación de la firma con librerías u otros dispositivos externos
- Verificación de la firma a través de un prototipo en Internet
Registro de la Documentación
Una vez que se han verificado los niveles legales de un documento de Word firmado, se debe registrar la documentación. Esto se debe hacer con el fin de garantizar que la documentación esté disponible en todo momento, a fin de poder verificarla por parte de terceros si es necesario. Esto generalmente se hace a través de una base de datos o una herramienta de administración de documentos. De este modo, los usuarios pueden verificar el documento en cualquier momento. Al firmar un documento con una computadora, se ha ahorrado mucho tiempo y esfuerzo, y puede ser una forma fácil y útil de avanzar en el camino hacia la digitalización. Si adopta esta práctica, tenga en cuenta que todos los pasos de la firma de la computadora tienen que ser realizados correctamente para garantizar que el documento reciba su debida autenticidad, lo que le permitirá ahorrar un montón de tiempo en el futuro, al tener que pasar por etapas más complejas al firmar un documento. Con esto, esperamos que haya aprendido cómo firmar un documento de Word de manera fácil y segura, sin necesidad de recurrir a software coficado o pasar demasiado tiempo.