Cómo crear una hoja de cálculo de Excel

Cómo crear una hoja de cálculo de Excel

Recientemente, se te ha presentado la necesidad de informar digitalmente de una serie de datos relacionados con la empresa en la que trabajas: tu jefe te ha pedido expresamente que utilices Microsoft Exceluno de los programas informáticos más utilizados para organizar y gestionar datos. Ahora, sin embargo, sólo hay un pequeño, pero aparentemente insuperable, problema: nunca has sido muy hábil con un PC, así que no tienes ni la más remota idea de cómo crear una hoja de cálculo de Excely mucho menos cómo editarlo para gestionar los datos que contiene.

¿Perdón? ¿Ya estás sudando porque temes no estar a la altura? No te preocupes, ¡tengo toda la intención de acudir en tu ayuda! En las próximas líneas, de hecho, me propongo explicarte con detalle el método más sencillo para construir un nuevo documento de Excel desde cero, tanto a través del ordenador como del smartphone y la tableta. También te daré indicaciones precisas sobre cómo organizar los datos en él, y luego te daré una visión general del potencial de este famoso programa.

Entonces, ¿a qué esperas para empezar? Tómate unos minutos de tu tiempo libre, ponte cómodo y lee con atención todo lo que tengo que decir sobre el tema. Estoy seguro de que, al final de esta guía, habrás adquirido las habilidades necesarias para triunfar con brillantez en la tarea que se te asigne y, por qué no, también recibirás cumplidos de tu jefe. ¡Feliz lectura y que disfrutes de tu trabajo!

Índice

Cómo crear una hoja de cálculo Excel en un PC

¿Tienes un ordenador y desea comprender cómo hacer una hoja de cálculo de Excel? Entonces esta es la sección adecuada para ti: a continuación, te explicaré con detalle cómo empezar a trabajar en un libro de trabajo creado con el famoso programa de Microsoft.

Como bien sabes, Excel es una parte integral de Microsoft Office, una completa suite ofimática disponible para Windows e macOS que, entre sus componentes, también incluye otros programas famosos como Palabra (para escribir principalmente documentos de texto) y PowerPoint (para crear diapositivas y diapositivas). Sin embargo, Microsoft Office no es gratuito: puedes utilizarlo suscribiéndote al servicio Microsoft 365 (con precios a partir de 7€/mes) o comprando una copia «física» de la suite, al precio de 149€ de una sola vez.

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En cualquier caso, en el caso de Office a través de Microsoft 365 puedes aprovechar una un mes de prueba gratuita para probar la funcionalidad completa de las distintas aplicaciones.

Si aún no has instalado todo el paquete de Office (incluido Excel) en tu ordenador, te sugiero que eches un vistazo a mi guía sobre cómo instalar Office gratis, donde expliqué detalladamente cómo conseguir una versión de prueba de los distintos programas. Por otro lado, para una orientación más específica sobre Excel, echa un vistazo a mi tutorial sobre cómo descargar Excel.

NotaEn este tutorial me referiré a Office/Excel 2021 para ordenadores, aunque los procedimientos también son aplicables a otras versiones anteriores del programa, es decir, las que tienen la interfaz de pestañas, también conocida como Cinta.

Windows

En cuanto a Windowspuedes crear una hoja de cálculo de Excel de forma muy sencilla. Primero, llama al programa (por ejemplo Excel 2021) ya que Menú de inicio de tu sistema operativo y elige si quieres iniciar sesión en tu cuenta de Microsoft siguiendo las instrucciones que aparecen en pantalla. Si has activado una suscripción con Microsoft 365, debes iniciar sesión con las credenciales de la cuenta de Microsoft asociadas a la suscripción.

En este punto, puedes elegir entre crear una nueva hoja de trabajo a partir de una plantilla predefinida, es decir, un «esquema» que contiene datos y funciones preestablecidas para simplificar la entrada de información, o desarrollar un nuevo documento a partir de una hoja en blanco. En cualquier caso, para entrar en el modo de creación, haz clic en el botón libro de trabajo vacío o en elvista previa del modelo que te interesa y ya está: a partir de ahora, puedes rellenar el documento en cuestión con la información que quieras.

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macOS

Quieres saber cómo crear una hoja de cálculo Excel en Mac? Bien, te diré cómo proceder utilizando el paquete Office compatible con este sistema operativo de Apple.

Primero, empieza Microsoft Excel e inicia sesión con tu cuenta de Microsoft (si es necesario). Cuando llegues a la pantalla inicial del programa, indica si quieres empezar desde un libro de trabajo vacío o bien utilizar una de las plantillas predefinidas disponibles en Internet.

Una vez que hayas tomado tu decisión, haz clic en la vista previa del modo que mejor se adapte a tu caso y pulsa el botón Creapara acceder inmediatamente a la pantalla de edición de la hoja de cálculo.

Editar una hoja de cálculo de Excel

¿No tienes la menor idea de cómo manejar una hoja de cálculo de Excel? Entonces, permíteme darte algunas indicaciones útiles sobre cómo proceder.

Personalmente, te aconsejo que utilices el columnas (A, B, C etc.) para especificar el tipo de información que entras en la celda y el filas (1, 2, 3 etc.) para crear los «registros», es decir, introducir el valor de la información relacionados con cada entidad que quieras añadir. Por ejemplo, si quieres crear una agenda de contactos, utilizarías las columnas para indicar el tipo de información necesaria para cada contacto (por ejemplo, nombre, apellidos, dirección y teléfono), mientras que en las filas podrías indicar los datos específicos relativos a cada «entidad» -en este caso, cada persona- de la agenda que vas a crear.

Para facilitarte la vida, te recomiendo que utilices el línea 1 como línea de cabeceraes decir, indicar el tipo de datos que contendrá cada celda: volviendo al ejemplo de la libreta de direcciones, puedes introducir el valor Nombre en la célula A1 (especificando, por tanto, que toda la columna A está dedicada a los nombres de los contactos), el valor Apellido en la célula B1el valor Dirección en la célula C1 y así sucesivamente.

A partir de línea 2, entonces, puedes escribir la información de cada elemento de la libreta de direcciones (una por cada línea): por ejemplo, en la celda A2 puedes introducir el valor Salvatore, en B2 el valor Aranzulla, en C2 el valor Milan y así sucesivamente. No te preocupes si al principio te parece una empresa complicada: ¡sólo hace falta un poco de práctica para conseguir unos resultados realmente impresionantes!

Ten en cuenta que una hoja de cálculo de Excel puede utilizarse para fines mucho más «avanzados» que el simple almacenamiento de datos: por ejemplo, puedes construir tablas para buscar y manipular información, utilizar fórmulas para realizar operaciones aritméticas (como sumar, restar, multiplicar, promediar, elevar a una potencia, etc.), crear gráficos, estructuras pivotantes, compilar facturas, ¡y mucho, mucho más! Para una visión más completa de cómo utilizar este potente programa, te recomiendo que consultes mi guía sobre cómo utilizar Excel, en la que he tratado el tema con detalle.

Cómo crear una hoja de cálculo Excel en línea

Como sin duda sabes, Microsoft Excel es un software de pago que necesita ser instalado para funcionar. Sin embargo, esto no significa que no puedas crear una hoja de cálculo de Excel sin gastar un céntimo y sin tener que instalar nada en tu ordenador: de hecho, existe una versión del famoso programa de Microsoft llamada Microsoft Excel Onlineque se puede ejecutar simplemente a través del navegador, de forma totalmente gratuita y sin tener que instalar nada en el ordenador.

El único requisito para poder utilizar Microsoft Excel Online es tener una cuenta de Microsoft para poder iniciar la sesión (los archivos creados, inicialmente, se almacenan automáticamente en OneDrive): si no la tienes, puedes crear una con este fin siguiendo las instrucciones que he proporcionado en mi guía específica sobre el tema.

Dicho esto, es hora de pasar a la acción: en primer lugar, conéctate a este sitio web y, si es necesario, inicia sesión con tu cuenta de Microsoft.

En la pantalla de introducción del servicio, selecciona un plantilla preexistente de tu elección entre los disponibles, o haz clic en el Nuevo libro de trabajo vacío para crear un nuevo documento de Excel. Si necesitas abrir un archivo existente, haz clic en el botón Subir un libro de trabajo y selecciona el documento que te interesa de OneDrive (el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft, al que deben subirse previamente los archivos que se van a editar en Excel Online).

La interfaz de Microsoft Excel Online es bastante similar a la que ya has visto para los ordenadores, sólo que con algunas características menos: por lo tanto, puedes desarrollar tu hoja de trabajo exactamente igual que lo harías en Excel para Windows o macOS, simplemente siguiendo las instrucciones que he proporcionado anteriormente.

El archivo así creado se guarda y actualiza automáticamente en tu cuenta de OneDrive. Si quieres descargar una copia en tu ordenador, haz clic en el botón Archivo situado en la esquina superior izquierda, selecciona el Guardar como y haz clic en la opción Descarga una copiapara obtener el archivo en XLSXo en la opción Descargar como ODS para descargar el mismo documento en ODS.

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Cómo crear una hoja de cálculo de Excel en smartphones y tablets

¿Trabajas a menudo a través de tu smartphone o tableta, por lo que te resultaría muy útil saber cómo crear una hoja de cálculo de Excel en este tipo de dispositivos? Entonces esta es la sección adecuada para ti: el software también está disponible como aplicación para Android e iPhone/iPad y descargable gratuitamente en dispositivos con una diagonal de pantalla igual o inferior a 10.1″ (de lo contrario, se requiere una suscripción a Microsoft 365, a partir de 7 euros/mes).

Crear una hoja de cálculo de Excel en Android, iPhone y iPad

Si tienes intención de utilizar Excel para Android, puedes descargar la aplicación desde la Play Store en este enlace para llegar a la ficha de la aplicación en cuestión en la tienda de Android desde tu dispositivo. También puedes descargar Excel desde tiendas alternativas.

Una vez que hayas llegado a la pantalla correspondiente, pulsa el botón Instala y espera a que la aplicación se descargue correctamente en tu dispositivo, luego llámala desde el cajón del dispositivo e ignora la pantalla que te invita a suscribirte.

Ahora, si se te pide, inicia sesión con tu cuenta de Microsoft introduciendo tus credenciales de acceso en el formulario proporcionado; una vez completado este paso, puedes crear una nueva hoja de trabajo tocando el icono (+) situado en la parte superior. En la siguiente pantalla, especifica si quieres crear el documento en OneDrive, en Carpeta de documentos del dispositivo o en otro lugar utilizando el menú desplegable Crear en y elige si quieres utilizar una plantilla por defecto o crear una hoja de trabajo en blanco tocando en las vistas previas que se muestran y ¡ya está!

Si quieres profundizar en el tema y aprender a utilizar Excel para Android a la perfección, te recomiendo que consultes mi tutorial específico sobre el tema, que he creado especialmente para ti.

Si, por el contrario, quieres saber cómo crear una hoja de cálculo de Excel en el iPhone o los Pads, puedes obtener la aplicación en la App Store de iOS/iPadOS: toca el botón Consigue y autenticar a través de Face ID, Touch ID o el Contraseña del ID de Apple. Una vez completado el procedimiento de instalación, lanza la aplicación llamándola desde la pantalla de inicio o la biblioteca de aplicaciones.

En este punto, toca el Inicia e introduce las credenciales de inicio de sesión de tu cuenta Microsoft si es necesario, y luego pulsa el botón Siguiente, rechazar el envío de estadísticas y decidir si se activan o no las notificaciones. A continuación, salta la activación de un plan de suscripción para llegar a la pantalla de inicio.

Para empezar a trabajar con la aplicación de inmediato, toca el icono (+) en la parte inferior y elige si quieres crear un nuevo libro de trabajo vacío o utiliza una de las plantillas preexistentes y ¡ya está!

Modificar una hoja de cálculo de Excel

Aunque la interfaz de Excel para los teléfonos inteligentes y las tabletas está bastante «despojada», puedes manejar una hoja de cálculo de forma bastante similar a como lo harías en un ordenador.

Para empezar, puedes escribir contenido en una celda haciendo doble toque sobre el mismo y presionando sobre el garrapata verde cuando hayas terminado. Si necesitas introducir un función, pulsa el botón ƒx situado a la izquierda del área de entrada. Para acceder a las opciones de edición rápida de contenidos (cortar, copiar, pegar, seleccionar todo, etc.), basta con hacer un grifo largo en la celda sobre la que quieres intervenir.

Como es habitual, puedes seleccionar una columna entera (o una fila entera) pulsando sobre la correspondiente carta (o su número): para realizar operaciones sobre él, como ordenar, unir/dividir celdas o añadir un color, puedes utilizar las prácticas herramientas adjuntas al barra de funciones situado en la parte inferior de la pantalla de Excel. Si es necesario, puedes navegar por los distintos menús disponibles (Inicio, Insertar, Dibujo, Fórmulas, Datos etc.) pulsando el botón ▼ en Android o el (…) en iOS, ambos situados en la esquina inferior derecha de la pantalla.

Si lo deseas, puedes crear una nueva hoja en el libro de trabajo o navegar por las existentes, puedes utilizar la opción hojas (en forma de rectángulo con pestañas) situado en la esquina inferior izquierda de Excel.

Cómo crear una hoja de cálculo de Excel compartida

Excel también está equipado con un funcionalidad de compartición de archivos de cálculo para que varios usuarios puedan trabajar en un documento sin tener que «intercambiarlo» de vez en cuando. Esta función está disponible en la aplicación para teléfonos inteligentes y tabletas, en la plataforma Excel Online, en Microsoft 365 y en las últimas versiones de Office para PC (con una cuenta Microsoft vinculada).

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Para crear una hoja de cálculo de Excel compartida, primero crea una hoja de cálculo normal siguiendo las instrucciones para el ordenador, la versión web o la aplicación móvil que he proporcionado en los capítulos anteriores. Sin embargo, debes asegurarte de guardar el documento en OneDrive.

A través de laAplicación Excel para smartphones y tablets, al crear la hoja de cálculo se te pregunta dónde quieres guardar el documento y, por tanto, tienes que seleccionar tu OneDrive personal. En Excel en línea Por otro lado, los documentos se guardan automáticamente en OneDrive y, por tanto, no tienes que realizar ninguna operación específica. En Excel 2021 u otras ediciones informáticasEn cambio, después de iniciar sesión con tu cuenta de Microsoft, debes seleccionar los elementos Archivo > Guardar como y elige OneDrive como destino para guardar.

En este punto, después de abrir el documento, pulsando sobre elicono de compartir o el Comparte en la parte superior, puedes elegir si quieres compartir el documento mediante un enlace (quien tenga el enlace podrá ver o editar el archivo) o a personas concretas indicando su dirección de correo electrónico de Microsoft. Muy sencillo, ¿verdad?

Cómo crear un archivo Excel con calendario

Quieres crear un archivo Excel con calendario ¿para poder llevar un control de tus compromisos? En este caso, las plantillas de Excel vienen en tu ayuda, sin que tengas que construir el documento desde cero. ¿Cómo? Te lo explicaré inmediatamente.

Cuando creas un nuevo libro en Excel, del que te he hablado en capítulos anteriores, como el de un PC, tienes la opción de elegir si el documento debe estar en blanco o si quieres elegir uno de entre algunas plantillas predefinidas. Sin embargo, por desgracia, si no estás suscrito a un plan de suscripción a Microsoft 365, sólo tienes disponibles unas pocas plantillas gratuitas, lo que puede limitar tu elección.

Por lo tanto, en general, el uso de la buscador o el botón para navegar por los modelospuedes localizar el calendario que te convenga (utiliza el término «calendario). Si haces clic en él, se abrirá en Microsoft Excel y podrás hacer los cambios que desees. Si no encuentras un calendario, ya que la visualización de las plantillas es limitada, puedes descargar el calendario en Excel o abrirlo directamente en Excel Online.

Cómo crear una hoja de Excel para la contabilidad

Si buscas una forma de crear una hoja de cálculo Excel para la contabilidad doméstica o por la de pequeñas empresasLas plantillas por defecto de Excel pueden ser adecuadas para ti.

De forma similar a lo que indiqué en el capítulo anterior sobre los calendarios, puedes buscar plantillas basadas en la contabilidad (busca específicamente el término «contabilidad» o «gastos»). Si no puedes encontrarlas directamente desde Excel, siempre puedes recurrir a la sección correspondiente del sitio de Microsoft, donde hay plantillas para registrar facturas, extractos, balances y muchas otras.

Cómo crear una hoja de cálculo de Excel para la gestión de gastos

Si necesitas crear una hoja de cálculo Excel para los ingresos y los gastos¡Tengo la solución que buscas! Como he explicado en el capítulo anterior sobre la contabilidad, algunas de las plantillas de Excel de esta categoría pueden ayudarte a registrar tanto los gastos personales como los de la empresa. En este último caso, por ejemplo, podrías querer crear una hoja de cálculo Excel para la primera notapara registrar los ingresos y gastos de tu empresa.

Los términos que hay que utilizar para poder encontrar mejor los modelos que te convienen son «presupuesto personal» (sección en línea aquí), que destaca los archivos para llevar el control de los gastos personales, o «caja registradora» (sección online aquí), en caso de que quieras un archivo para gestionar los flujos de entrada y salida de tu negocio.

Soluciones alternativas para crear una hoja de cálculo

Espera, ¿me estás diciendo que quieres crear una hoja de cálculo de Excel, pero no quieres confiar en el programa incluido en la suite de Microsoft? No desesperes, hay soluciones alternativas capaz de crear y gestionar brillantemente hojas de cálculo de cualquier tipo, incluidas las de formato Excel. A continuación encontrarás una lista de los mejores.

  • LibreOffice – es una completa suite ofimática multiplataforma, disponible para Windows, macOS y Linux. El programa de hoja de cálculo se llama Calc y es capaz de manejar diferentes tipos de documentos, incluyendo el formato nativo .ods y los formatos (específicos de Office) .xls y .xlsx. Para más información al respecto, te invito a consultar mi guía sobre cómo descargar LibreOffice.
  • Google Drive (Google Docs) – Además de ofrecer servicios en la nube, Google también proporciona una serie de aplicaciones web (así como apps para Android e iOS) dedicadas a la gestión de documentos de oficina. En este caso, la parte específica para las hojas de cálculo es Documentos de Googley se puede utilizar a través del navegador, o como una aplicación para Android y iOS/iPadOS.
  • iWork – es una suite ofimática «alternativa» a Office, diseñada por Apple específicamente para Mac y dispositivos iOS/iPadOS. Ofrece una serie de programas dedicados a la gestión de documentos de oficina, entre ellos Números, la aplicación adecuada para las hojas de cálculo y compatible con los documentos de Excel. He explicado cómo conseguir iWork en mi tutorial específico.

Las que he mencionado son sólo algunas de las alternativas más conocidas para crear una hoja de cálculo de Excel sin utilizar el programa Office; debes saber, sin embargo, que hay muchos otros programas dedicados a este fin, muchos de ellos gratuitos: te los he contado con detalle en mi guía de programas gratuitos de Office.

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