¿Tienes que hacer un formulario en PDF para una aplicación, para un cliente, para subir a una web? Hay varias formas sencillas de hacerlo con facilidad. En este artículo explicaré cómo crear un formulario en PDF, paso a paso. Aprenderás a utilizar herramientas libres, algunas aplicaciones y programas para poder sacar el máximo partido a estos documentos. Así podrás mostrar tus habilidades con los documentos técnicos, sin gastar dinero en servicios profesionales.
1. ¿Qué es un Formulario en PDF?
Un formulario en PDF es un documento interactivo que permite rellenar y enviar datos a través de internet. Estos documentos son muy útiles para transferir datos entre individuos o organizaciones y son ampliamente utilizados en el ámbito laboral, educativo y comercial. Los usuarios pueden crear o rellenar formularios en documentos PDF como el software Adobe Acrobat o con el servicio en línea PDFFormFiller, que permite cargar una plantilla previamente creada y rellenarla con los datos intrudocidos.
Para crear un formulario en PDF, se necesita una plantilla con la que trabajar. Estos archivos pueden editarse desde aplicaciones de edición como Microsoft Word, Adobe InDesign o Adobe Acrobat. Una vez hecho el diseño del formulario, se puede convertir a PDF para que sea leído por diferentes dispositivos y sistemas operativos. Después de esto, se deberán agregar las preguntas, opciones de respuesta,. y la interfaz de usuario.
Para rellenar los formularios en PDF se pueden usar varias opciones. Se puede abrir el documento desde Adobe Acrobat, donde se rellenan los campos directamente en la plantilla. El proceso también se puede hacer directamente desde el navegador con PDFFormFiller, un programa en línea que facilita el proceso de relleno. Después de haber rellenado los campos, el usuario puede guardar los datos, imprimirlo o compartirlo por correo electrónico a la dirección que desee.
Finalmente, el formulario debe enviarse. Hay diversas formas de envío, dependiendo del proceso de recepción con el que estemos trabajando. Por ejemplo, se pueden enviar como un PDF adjunto a un correo electrónico. Se puede cargar el documento en un servidor web para que los usuarios lo descarguen. Otra forma sería enviar el formulario rellenado con los datos directamente a la dirección de correo electrónico de una persona. En definitiva, es una forma sencilla y rápida de compartir información entre usuarios.
2. Preparando un Formulario en PDF
Crea un formulario en PDF: Si desea convertir un documento de Microsoft Word a un formulario PDF para completar y enviar a través de internet, esta guía le ayudará a lograrlo.
- Prepara tu documento: Primero, abra su archivo de Microsoft Word y verifique que el formulario esté correctamente completado, luego cambie el delineado a marcas de verificación o casillas de verificación para los campos de selección. Después de eso, asegúrese de que haya un botón de enviar o alguna otra opción para completar la información correctamente.
- Descarga un convertidor de documentos: Existen diferentes herramientas en línea gratuitas que ofrecen la posibilidad de convertir un documento de Microsoft Word a un formulario PDF. Estos convertidores trabajan sólo con archivos con extensión .doc, así que convierta su documento antes de la conversión.
- Sube el archivo: Estos programas le permiten subir su archivo de Microsoft Word. Para la mayoría de los convertidores, el tamaño máximo de archivo es de 20MB. Tenga en cuenta que si el archivo es más grande, la calidad de la conversión no será óptima.
- Descarga el archivo: Una vez que hayas subido tu archivo y hayas confirmado los ajustes, la herramienta convertirá tu archivo de Microsoft Word a un formulario PDF. Esto tomará algunos minutos. Una vez que se haya completado el proceso, descargue el formulario PDF que se ha creado.
Añadir un botón al formulario: Una vez que el documento se haya convertido a un formulario PDF, se abrirá en la pantalla. Si desea agregar un botón de enviar al formulario, debe utilizar una herramienta de edición de PDF. Puedes encontrar muchas herramientas de edición de PDF en línea gratuitas.
- Abre la herramienta de edición: Primero, abra la herramienta de edición de PDF que está usando. Esto le mostrará la página en blanco donde puede agregar el botón de enviar.
- Agrega el botón: Luego, simplemente arrastre un botón desde la barra de herramientas hasta la página en blanco. Puedes elegir entre diferentes tipos de botones, tales como el botón de enviar, el botón de limpiar, el botón de imprimir, etc.
- Personalización: Una vez que haya elegido el botón, puede personalizarlo para que se ajuste a sus necesidades. Puede cambiar el color del botón, la fuente del texto, la tamaño del botón, entre otros.
- Guarda el archivo: Por último, una vez que haya personalizado el botón de enviar, simplemente guarda el formulario PDF. Después de esto, su archivo estará listo para ser enviado por internet.
Comparte el formulario: Una vez que el formulario PDF esté listo, puede compartirlo fácilmente con otros usuarios. Los formularios PDF pueden ser compartidos a través de correo electrónico o cualquier otra plataforma en línea. También puedes subir el formulario a sitios web o redes sociales para que los usuarios lo completen.
- Imprime el formulario: Si prefiere imprimir el formulario, puede hacerlo fácilmente. Simplemente abra el formulario PDF en su computadora y use la opción de impresión para imprimir tantos ejemplares como desee.
- Envía el formulario por correo electrónico: Si desea enviar el formulario PDF por correo electrónico, simplemente comprima el archivo y, a continuación, cree un correo electrónico y adjunte el archivo. Una vez que haya hecho esto, puede enviar el correo electrónico al destinatario.
- Recopila respuestas: Si desea recolectar las respuestas de los usuarios, puede hacerlo a través de una encuesta en línea. Puedes crear una encuesta en línea gratuita para recopilar respuestas a través de internet o usar encuestas pagadas para obtener un mayor nivel de detalle.
3. Creando un Formulario en PDF
Crear un formulario en PDF es más fácil de lo que parece. Existen muchas herramientas para realizar esta tarea, por lo que cualquiera puede lograrlo sin problemas. A continuación, se detallarán los pasos necesarios para llevar a cabo esta acción.
En primer lugar, deberá descargar el programa adecuado. Existen algunas opciones gratuitas que pueden ayudarle en esta tarea, además de algunas opciones de pago más sofisticadas. Una de las herramientas gratuitas más populares es PDF-XChange Editor, que se puede obtener desde su sitio web. Lo primero es abrir el editor y crear un nuevo formulario desde el menú Formularios. Luego, selecciona tus campos para personalizar tu formulario. Puede elegir, agregar y editar la información en los campos así como cambiar el tamaño de los mismos.
A continuación, deberá configurar las opciones de seguridad de los campos. Esto incluye cambiar la contraseña del archivo, seleccionar qué campos se pueden editar y qué campos son solo para ver. Esta configuración le dará un control total sobre sus formularios, para que pueda restringir el acceso a la información necesaria.
Una vez que haya completado la configuración de los campos, estará listo para incorporar el formulario en su documento. El proceso es bastante sencillo; simplemente haga clic en la opción “Insertar formulario”, luego seleccione el formulario que acaba de crear. Ahora el formulario se ha agregado al documento, está listo para completar y guardar.
4. Añadiendo Campos a un Formulario en PDF
Agregar campos a un documento PDF en Español
- Paso 1: Abra el archivo con Adobe Acrobat en la computadora.
- Paso 2: Desde el menú archivo, escoja la opción «Nuevo campo».
- Paso 3: Seleccione el campo adecuado para los datos que quiere ingresar. Por ejemplo, los campos «texto» aceptan respuestas de una o dos palabras, mientras que los campos «área de texto» permiten escribir respuestas más largas.
- Paso 4: Aparecerá un recuadro en la página que el documento del PDF se puede mover y redimensionarlibremente. Cambie el tamaño y el espacio para quede del tamañodeseado.
Personalizando Campos en el Formulario
El formulario PDF puede personalizarse según la necesidad del usuario. Para cambiar la apariencia del campo, seleccione la pestaña «Propiedades» en la barra de herramientas. Aquí puede cambiar el ancho y alto, así como el grosor de las líneas. La font y tamaño de letra también pueden variar según los requerimientos del usuario. Por último, el encabezado y su posición se pueden configurar desde esta misma pestaña.
Opciones Avanzadas para los Campos
Además de la personalización básica de los campos, es posible agregar algunas opciones como valores de desplazamiento y aceptar solo los números que sean mayores o menores que cierto valor. Para esto, desde la barra de herramientas seleccione la carpeta «Campos» e ingresar en preferecias avanzadas. Así, tendrá la opción de agregar diferentes parámetros en el formulario.
Incluyendo Validación de Texto en el Formulario
El formulario PDF también puede programarse para aceptar solo respuestas entre un conjunto de palabras predefinidas. Esto le da al usuario la posibilidad de ser específico con la información que ingresan en el formulario. Por ejemplo, si el campo acepta solo una lista de estados, el formulario puede ser configurado para solo aceptar los nombres de éstos que previamente se hayan indicado. Para ingresar esta información, seleccione la carpeta «Campos» y luego «Lista desplegable». Aquí se puede agregar la lista de opciones que el usuario tendrá al completar la información en el formulario.
5. Personalizando un Formulario en PDF
Personalizar un formulario en PDF es muy sencillo y no requiere de una gran cantidad de conocimiento sobre herramientas especializadas. Los usuarios que necesiten hacerlo encontrarán sencillo llevar a cabo la tarea en cuestión.
Lo primero que habrá que hacer para personalizar un formulario en PDF es abrir el archivo en cuestión. Esto se puede hacer con sencillas herramientas como Adobe Acrobat DC o un editor de PDF, lo cual se recomienda usar para asegurarse el trabajo. Con esta herramienta o el editor, se pueden modificar los elementos del formulario, cambiar el texto, colocar imágenes, tachar elementos innecesarios, etc.
Para editar el texto, se puede hacer en la aplicación correspondiente para ese fin. Esto permitirá cambiar el texto ya existente por el necesario para cumplir con los requerimientos. Otra cosa que se puede controlar es el tamaño y el diseño del documento, ya sea el formato o el estilo. Esto dependerá del programa o editor que se está empleando.
Personalizar los documentos PDF también requiere verificar los elementos y elementos de seguridad de los mismos. Esto incluye verificar cosas como la firma electrónica, los campos de entrada, campos de clave y los códigos generados automáticamente. Esto se puede hacer en la herramienta correspondiente para así asegurar la integridad de los datos. Una vez modificado el documento, se recomienda guardar los cambios para asegurarse de no perder ninguna información importante.
6. Compartiendo un Formulario en PDF
¿Tienes un formulario institucionalizado en PDF que necesitas compartir con tus clientes, pero no sabes cómo? Lee este artículo para aprender cómo puedes compartir un formulario en PDF con varios métodos.
Exploraremos las diferentes opciones disponibles para compartir un formulario PDF. Desde compartir el documento usando servicios en línea hasta proporcionar un enlace para descargarlo desde tu sitio web.
Los primeros pasos para compartir tu formulario PDF son cargar el documento a un servidor en línea o a una plataforma de almacenamiento como Dropbox. Esto te permitirá generar enlaces directos para que lo vean todos tus clientes. Estas son algunas de las mejores opciones en línea:
- Google Drive
- OneDrive
- Dropbox
- Box
Agregar el enlace directo al documento en tu sitio web es una buena manera de permitir que tus clientes descarguen el formulario, pero también necesitas revisar tus medidas de seguridad. Estas son algunas recomendaciones:
- Habilitar HTTPS para proteger los datos de los usuarios
- Crear condiciones de acceso de terceros7. Recopilando Datos en un Formulario en PDF
1. Consiga un formulario PDF Para recopilar datos en un formulario PDF, primero deberá descargar uno. Puede crear uno desde cero desde una aplicación como Adobe Acrobat o utilizar uno existente y modificarlo para cumplir sus necesidades. Siempre es importante asegurarse de que tiene los derechos para distribuir el contenido del formulario que está recopilando.
2. Rellene los datos Una vez que haya descargado el formulario PDF, es hora de rellenar los campos correctamente. Esto significa que debe proporcionar los datos correctamente para esos campos. Esto puede ser un proceso lento pero es necesario para recopilar los datos correctamente.
3. Guárdelo como archivo Una vez que haya completado el formulario, es hora de guardar el formulario como un archivo. Esto garantizará que los datos se almacenen en el tiempo y los datos estarán seguros. Guarde el archivo en un lugar seguro, como su computadora personal o una nube de almacenamiento como Dropbox, Google Drive u OneDrive.
4. Compartir el formulario Por último, una vez que tenga guardado el formulario en un archivo, puede compartirlo con otros usuarios para que también puedan rellenar el formulario. Esto puede realizarse a través de emails, enlaces web o en cualquier otra plataforma. Siempre verifique que el archivo se ha compartido de forma segura con los destinatarios correctos. Esto evitará cualquier posible mal uso de los datos proporcionados en el formulario PDF.
8. Beneficios de Crear un Formulario en PDF
Los formularios en PDF son una solución cada vez más popular para muchas empresas y organizaciones que quieren digitalizar sus procesos de negocio. La creación de formularios en PDF presenta una serie de beneficios y ventajas que los hacen extremadamente atractivos para los usuarios. Aquí hay ocho de los mayores beneficios de la creación de formularios en PDF:
- Facilidad de distribución: Los formularios en PDF se pueden compartir fácilmente con otros usuarios, sin necesidad de ninguna instalación adicional. Esto permite a las empresas enviar los formularios a sus clientes a través de correo electrónico o incluso subirlos a sitios web para ser rellenados.
- Seguridad: La seguridad es una consideración importante para cualquier empresa. Los formularios en PDF ofrecen una gran cantidad de características de seguridad, como cifrado, firma digital, etc. para garantizar que los datos estén seguros y protegidos.
- Compatibilidad con múltiples plataformas y dispositivos: Los formularios en PDF se pueden abrir y completar en una variedad de plataformas, como Windows, Mac y Linux. Además, se pueden abrir y completar desde dispositivos móviles, como teléfonos, tabletas y computadoras portátiles.
- Flexibilidad: Los formularios en PDF se pueden diseñar para ser altamente personalizados y adaptarse a los procesos de negocio específicos de la empresa. Esto significa que la empresa puede incorporar elementos específicos a los formularios, como botones, campos de texto, casillas de verificación, etc., para asegurarse de que los formularios sean adecuados para sus necesidades específicas.
Además de estos beneficios, hay otros beneficios asociados con la creación de formularios en PDF. Estos incluyen la facilidad de creación, ya que se pueden crear formularios en PDF de forma rápida y sencilla con una variedad de herramientas, incluido Adobe Acrobat. Los diseños de formularios en PDF también son fáciles de personalizar para que se adapten a los requisitos y necesidades específicas de la empresa.
Además, los formularios en PDF también permiten la recopilación y el procesamiento de datos, lo que los hace útiles para el seguimiento de los datos de los clientes y la generación de informes destinados a los responsables de toma de decisiones. Los formularios también se pueden integrar con otras herramientas de software de negocio para garantizar que los procesos sean lo más eficientes posible.
Al final del día, la cantidad de herramientas que se pueden emplear para crear un formulario en PDF depende de cuáles sean las necesidades del usuario y atenderlos a la perfección. Explore y pruebe diferentes herramientas y formatos hasta encontrar el ideal para sus requerimientos en particular. Siempre piense en su tiempo y recursos a medida que busca cumplir con sus objetivos. ¡Excelente suerte en la búsqueda de su formulario perfecto!