Word 2016 ofrece una serie de herramientas potentes para ayudarlo a crear documentos profesionales y sofisticados. Trabajar con Word es una parte natural en el proceso de creación de documentos. Una forma común de hacerlo más organizado y fácil de leer es crear un índice o un índice a cada sección de su documento. Esta guía le mostrará cómo crear un índice en Word 2016 para ayudarlo a organizar mejor sus documentos.
1. Introducción a Cómo Crear Índice en Word 2016
Este tutorial te ayudará a crear un índice en Word 2016 para que puedas navegar por tu documento más fácilmente. Un índice es una lista con las palabras clave y los títulos principales de un documento que hace que sea más fácil para un lector encontrar el punto específico que desea. Debajo, ¡explicaremos el paso a paso para crear un índice en Word 2016!
Paso 1: Abre tu documento de Word 2016 desde tu computadora y coloca el cursor en la ubicación donde deseas crear tu índice. Por lo general, se recomienda hacerlo al final de tu trabajo. En la pestaña «Referencia», selecciona el botón «Crear Índice».
Paso 2: Una vez se abre la ventana «Crear Índice», selecciona los estilos preconstruidos que están disponibles, como los estilos de índice simple, índice con divisiones, etc. Si deseas ajustar la apariencia de tu índice, hazlo en esta ventana.
Paso 3: Después de seleccionar el estilo para tu índice, debes también especificar cuales son las palabras clave para el índice. Esto significa que debes identificar qué palabras o frases quieres que aparecen en el índice. Finalmente, haz clic en «Aceptar».
Paso 4: Word 2016 te pedirá que selecciones los párrafos que quieres que aparezcan en el índice. Aquí, selecciona la totalidad de los párrafos que quieres que aparezcan en el índice y luego haz clic en «Aceptar». ¡Felicidades, acabas de crear tu índice!
2. Configuración de Referencias para la Creación de Índice
Muchas veces en un documento se requiere del uso de un índice, para que el rastreo de información sea más fácil al usuario; en este caso aprenderemos a cómo configurar una referencia para nuestro índice.
Para comenzar, una manera sencilla de hacerlo es insertar el texto de la referencia en la página deseada. Por ejemplo, para un artículo de una página web, puede insertar el enlace al artículo y después editarlo para agregarle el formato deseado. Las referencias pueden agregarse manualmente como una etiqueta en el documento, o si se usan múltiples referencias, la herramienta más práctica es la creación de un archivo separado.
Una ventaja de esta opción es que el archivo separado puede modificarse y actualizarse de manera simultanea, por lo que todas las páginas apuntadas a éste se actualizarán una vez sea modificado el documento. Para insertar el archivo separado se puede usar el campo especial para ello, que se encuentra en del menú Insertar/Campo.
Si se desea agregar una referencia directamente desde el documento, se puede ingresar el nombre de la referencia en la página y luego seleccionar la etiqueta del documento deseada en el campo Etiqueta. Así, se establecerá una referencia entre los dos documentos, el cual abre la posibilidad de actualizar el documento con solo cambiar la etiqueta en una de estas páginas. Finalmente, también se debe agregar la información para la nota al pie de la página, desde el menú Referencia/Nota al Pie.
3. Creación de Índices en Documentos de Word 2016
Crear un índice en Word 2016 es muy sencillo: Primero, abrimos el documento en Word 2016 que queremos indexar y movámonos al final para insertar el índice ahí. Selecciona el icono que tiene forma de lupa para abrir el cuadro de diálogo «Referencias» en la pestaña «Insertar». Entonces hacemos clic en el botón «Índice». Entonces nos aparece un cuadro de diálogo donde podemos seleccionar diferentes estilos de índices, como índice simple o índice por materia, y otras opciones como sobresalientes, seleccione y termine con «Aceptar».
Consejos para crear un índice de forma adecuada: Revise primero el documento para añadir las palabras clave a los encabezados. Esta puede ser una tarea tediosa, pero es importante si queremos un índice bien construido. El cuadro de diálogo «Inserte índice» es la forma más fácil de manejar las palabras clave. Nos ofrece opciones como «Índice por Materias» o «Índice Elaborado», para visualizar cuáles son las palabras clave.
Organicemos el índice: Para organizar el índice, podemos usar el «Cuadro de Diálogo Organizar Entradas de Índice», que nos permite insertar, cambiar y eliminar entradas a nuestro gusto. Esto nos permite cambiar el orden de las palabras clave de la forma que necesitemos. También nos ofrece la posibilidad de organizar el índice usando la herramienta «Ordenar Alfabéticamente».
Actualizar un índice de forma rápida y sencilla: Por último, podemos actualizar un índice rápida y sencillamente pulsando sobre el botón «Actualizar Índice» que se encuentra en la pestaña «Referencias». Esto nos actualizará el índice con todos los cambios que hayamos realizado en el documento. También podemos cambiar el estilo de nuestro índice seleccionando diferentes opciones en el menú desplegable «Estilo» en la parte inferior del cuadro de diálogo «Índice».
4. Uso de Marcas de Entrada Para Crear Índices
Utilizar Marcas de Entrada para Crear un Índice
Los índices ayudan a los usuarios a encontrar y navegar a través de su contenido si tienen problemas al encontrar cierta información. Las marcas de entrada pueden utilizarse para crear un índice automáticamente que estará disponible para los usuarios de su sitio web.
Crear una Serie de Marcas de Entrada
Comience con una estructura básica para la publicación. Divida su publicación en las secciones necesarias con una descripción clara y simple. Estas secciones se transformarán en una lista más adelante cuando se cree el índice.
Colocar Marcas de Entrada al Final de cada Sección
Coloque marcas de entrada al final de cada sección para identificarla de manera clara como parte de la publicación. Estas marcas de entrada son etiquetas especiales que permiten al sistema identificar cada sección en la publicación y usarla para crear un índice.
Utilizar el Panel de Herramientas de la Publicación Para Crear el Índice
Un índice se puede generar en un sitio web usando una herramienta basada en etiquetas. En el panel de herramientas de publicación, en la sección de Marcas de Entrada, se encontrará un botón que creará con sólo un clic el índice. Esta herramienta ordenará todas las marcas de entrada incluidas en la publicación para crear un índice para los usuarios. Si hay una gran cantidad de marcas de entrada en la publicación, el índice puede generarse como un menú con múltiples capas.
5. Aplicación de Estilos para Formatear Índices en Word 2016
Utilizar Paletas de Estilos y Configurar el Estilo del Índice
Word 2016 permite formatear índices fácilmente con la ayuda de plastas de estilos y configurando el estilo del índice. Estas paletas de estilos se pueden encontrar debajo de la pestaña de inicio. Dentro de estas paletas de estilos se pueden encontrar diferentes estilos para cada estructura del índice. Por ejemplo, la familia de indicadores contiene estilos como Indicador de subrayado, Indicador de carácter duro, Indicador de caracteres suaves, entre otros. Después de elegir un estilo, el usuario puede aplicar la altura y el tamaño de la fuente al índice, agregar colores y ajustar los márgenes generalmente.
Utilizar Galerías de Estilos de Párrafo y de Caracteres
Word 2016 también les permite a los usuarios formatear los índices usando galerías de estilos de párrafo y de caracteres. La paleta de estilos de párrafo contiene una galería de estilos donde cada estilo está diseñado para realzar la estructura visual del índice. La paleta de caracteres contiene una galería de estilos de fuente diferentes, a los cuales se les puede aplicar un color y un estilo para mejorar la apariencia del índice.
Utilizar Plantillas de Estilo
Además, los usuarios también pueden usar plantillas de estilos para formatear el índice. Para esto, deben ir a la sección de diseño de la pestaña Inicio, donde se encuentran las plantillas de estilos. Dentro de estas plantillas hay varios estilos diferentes diseñados específicamente para los índices. Los usuarios pueden amoldar estos estilos según sus necesidades, editar los controles de diseño, agregar fuentes y colores, y guardar los estilos personalizados como plantillas.
Usar Controles de Diseño
Los usuarios también pueden usar controles de diseño para personalizar los estilos de índice de Word. Estos controles de diseño se pueden hallar y configurar en la sección de la paleta de estilos de párrafo. Los controles de diseño contienen diferentes opciones para editar el índice, tales como el relleno, el borde, la sombra, el brillo, los controles de alineación, entre otras. Estos controles permiten crear índices personalizados y distintivos.
6. Uso de Herramientas Automáticas para Asistir en la Creación de Índices
La creación de un índice es una de las tareas más importantes para asegurar que el contenido de un libro, una guía o una publicación esté bien organizado. Afortunadamente, los procesos de creación de índices se han vuelto más sencillos con el uso de herramientas automáticas.
Herramientas de gestión de contenido. Utilizar una herramienta de gestión de contenido para asistir en la creación de índices es una excelente opción. Estas herramientas le permiten gestionar los contenidos de su publicación, así como los detalles en cuanto a diseño y formato, con solo unos pocos clics. Stripo, por ejemplo, es una herramienta de gestión de contenido ideal para la creación de índices, ya que le permite clasificar sus publicaciones según una variedad de categorías.
Utilizar un asistente para la creación de índices. Otra solución es utilizar un asistente para la creación de índices. Estas herramientas, basadas en la web, pueden ayudarle a crear y organizar un índice para su libro u otro proyecto. Por ejemplo, Textbook Indexer es una herramienta excepcional para crear un índice para un libro. Esta herramienta no solo le permite generar el índice con un solo clic, sino que también le proporciona plantillas o plantillas personalizadas para la creación del mismo.
Herramientas de corrección automática. Las herramientas de corrección automática también pueden ser una gran ayuda a la hora de crear un índice. Estos programas modernos rastrean automáticamente sus documentos y le ayudan a corregir los errores ortográficos. Muchas de estas herramientas también pueden extender su funcionalidad para verificar su índice e identificar los errores ortográficos y otros problemas. Grammarly es un ejemplo de estas herramientas innovadoras que le ayudarán a crear un índice impecable.
7. Cambios en la Vista del Documento y Opciones Adicionales para Editar Índices
La sección 7 incluye una descripción de diferentes opciones para editar índices en la vista de documento. Estas pueden variar desde opciones simples como aplicar y quitar formato, hasta opciones avanzadas como añadir efectos, patrones, imagenes y tablas.
Iniciar un índice es una tarea simple. Primero es necesario seleccionar el contenido a ser etiquetado como índice. En la sección superior de la pantalla, seleccione la flecha desplegable en la pestaña «Insertar». Elija entonces la opción “Índice”. Esto abrirá automáticamente la ventana de Propiedades de la pestaña “Índices” y el cursor estará en el cuadro de texto “Índice”.
Una vez hayagas decidido los elementos que quieras añadir al índice, pulsa el botón «Actualizar tabla» en la parte inferior izquierda de la venta de Propiedades. Esto mostrará una muestra en donde podrás ver los títulos y las páginas las cuales seleccionaste para tu índice. Si estás satisfecho con el resultado, pulsa el botón «Aceptar» para añadir el índice a la vista de documento.
Luego de añadir índices, puedes editarlos igual que otros elementos de la vista de documento. También hay varias opciones adicionales a considerar al diseñar un índice para tus documentos. Utiliza el panel Formato para darle al índice el color, el estilo y la fuente adecuados para el efecto deseado.
8. Guardar y Compartir Documentos con Índice Creado
Una vez que hayas creado tu índice, tendrás la necesidad de guardarlo y compartirlo con tus compañeros de trabajo o alumnos. Hay una forma sencilla de hacer esto sin perder la estructura creada en el índice. Algunas herramientas simples te ayudarán a gestionar los documentos y guardarlos en un lugar seguro para que puedan ser compartidos fácilmente entre miembros de equipo.
Google Drive. Google Drive es una herramienta para almacenar y compartir archivos en línea. Esta es una de las mejores opciones para guardar tus documentos con índices y compartirlos con tu equipo. Esta herramienta te permite guardar la estructura del índice cuando compartes archivos. Dividimos el documento de un proyecto y cada miembro del equipo tiene su propia copia del documento que luego se puede compartir con el resto del equipo para que todos estén en sincronía. Esto también es útil para guardar la información de documentos grandes y organizarla en secciones.
Dropbox. El servicio de almacenamiento en línea de Dropbox es otra forma de guardar tus archivos con el índice creado. Esta herramienta te permite compartir archivos y carpetas a través de un enlace de invitación que puedes enviar a los miembros de tu equipo. En Dropbox, los usuarios también pueden colaborar en tiempo real en documentos compartidos. Esta herramienta es útil para guardar y compartir documentos con índice creado.
Microsoft OneDrive. También se conoce como servicio de almacenamiento en línea de Microsoft. Como todos los otros servicios, esta herramienta te permite guardar y compartir archivos en línea. Con Microsoft OneDrive, los usuarios pueden guardar los documentos con índices y compartirlos a través de enlaces. Los usuarios también pueden colaborar en documentos compartidos. Esta herramienta puede ser utilizada para:
- Guardar archivos con índice creado.
- Compartir documentos con tu equipo de trabajo.
- Colaborar en tiempo real en docuemtos compartidos.
- Compartir archivos en formatos popularmente utilizados como Word, Excel, PowerPoint.
Para guardar y compartir documentos con índice creado, estas son algunas herramientas útiles que puedes usar. Es importante considerar las limitaciones de cada herramienta antes de elegir una para asegurarse de que cumple con tus necesidades. Recuerda que cada una de estas herramientas ofrece diferentes características, por lo que debes elegir la herramienta que mejor se adapte a tus necesidades.
Ahora que ya conoces los pasos para crear un índice en Word 2016, estas listo para comenzar a usar esta maravillosa herramienta. El índice generado por Word es suficientemente práctico, fácil de usar y excelente para mantener un documento organizado y mejorar el diseño y el estilo de tus trabajos. ¡Disfrútalo!