Cómo archivar el correo electrónico

Cómo archivar el correo electrónico

Utilizas el correo electrónico para trabajar todos los días y, entre los correos enviados, los recibos, los borradores y las numerosas carpetas que utilizas para filtrar tus conversaciones, difícilmente se puede decir que tu buzón de correo electrónico esté ordenado. Vamos, ¿qué tal si hacemos un poco de limpieza? Después de todo, si estás leyendo esta guía mía sobre cómo archivar el correo electrónicoMe imagino que quieres empezar tu jornada laboral con buen pie, apartando los correos electrónicos que no necesitas.

¿Perdón? Es así y te preguntas si puedo ayudarte a hacerlo. Por supuesto que puedes, no hay ningún problema. En este tutorial, de hecho, te explicaré cómo archivar correos electrónicos utilizando los principales servicios de correo web y clientes de correo electrónico, diciéndote cómo hacerlo desde tu ordenador, pero también desde tu smartphone o tableta, en caso de que necesites organizar tus correos electrónicos en movimiento.

¿Te interesa este tema y estás deseando empezar ahora? ¡Me lo imagino! Estupendo, empecemos ahora mismo: tómate unos minutos de tu tiempo libre, siéntate cómodamente y lee atentamente las instrucciones que voy a darte; verás que estarás absolutamente satisfecho con los resultados que podrás conseguir. ¡Te deseo una buena lectura y un buen trabajo!

Índice

Archivar Gmail

Archivar los correos electrónicos en Gmail – como en cualquier otro servicio de correo, se utiliza para ordenar tus mensajes y agruparlos todos en una sección. Puedes hacerlo muy fácilmente desde la versión web de Gmail o desde la aplicación para Android e iOS/iPadOS. En las siguientes líneas, te explicaré cómo proceder en ambos casos.

Ordenador

Para archivar los correos electrónicos de Gmail desde tu ordenador, conéctate a la versión web del servicio de correo electrónico y luego haz clic en una de las pestañas en las que están organizados tus correos electrónicos (por ejemplo Principal).

Localiza el correo electrónico que quieres archivar y haz clic en el botón Archivo en la propia cabecera del mensaje (elicono de una caja oscura con una flecha hacia abajo). Si quieres archivar varios mensajes a la vez, marca las casillas que hay junto a ellos y haz clic en el botón Archivo que puedes encontrar en la barra superior. Si no utilizas el Gmailpuedes archivar mensajes desde el Bandeja de entrada con el mismo procedimiento.

Los correos electrónicos archivados se trasladan al Todos los mensajesa la que puedes acceder haciendo clic en la entrada correspondiente de la barra lateral izquierda (si no la encuentras, haz clic primero en la entrada del menú Otros). Para restaurar las conversaciones archivadas, haz clic en ellas para colocar una marca y pulsa el botón Mover a la bandeja de entrada en la barra de menú superior (es el icono de un cuadro claro con una flecha hacia abajo).

Teléfonos inteligentes y tabletas

Si utilizas el Gmail en tu dispositivo Android o iOS/iPadOS, puedes archivar un correo electrónico situado en la carpeta principal o en cualquier carpeta del servicio de correo electrónico con total facilidad. Para proceder, localiza la conversación que te interesa, pulsa sobre ella y mantén pulsado hasta que aparezca la marca de verificación (luego puedes seleccionar varios correos electrónicos al mismo tiempo). A continuación, pulsa sobre el caja con la flecha hacia abajo en la barra superior, para archivar los correos electrónicos seleccionados.

Como alternativa, puedes utilizar gestos: cuando hayas localizado el mensaje a archivar, desliza el dedo sobre él de derecha a izquierda para que aparezca el icono de archivado (el caja con la flecha hacia abajo). A continuación, suelta el dedo para confirmar el archivo de la conversación.

Las conversaciones archivadas son visibles en todo momento: pulsa el icono ☰ en la esquina superior izquierda y luego pulsa en el Todos los mensajes en el menú desplegable que ves en la pantalla. Para restaurar un correo electrónico archivado, mantén pulsado sobre él para seleccionarlo. Pulsa sobre el icono (…) y, en el menú contextual, pulsa el botón Mover a la bandeja de entrada.

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Archivar los correos electrónicos de Outlook

Si el servicio de Webmail que utilizas es Outlook.com y quieres saber cómo archivar el correo electrónico a través de su versión web, a través de su cliente para ordenador o de su aplicación para smartphone, lee atentamente las siguientes líneas.

Ordenador

¿Quieres archivar el Outlook de la versión web del servicio? Para ello, conéctate, localiza el mensaje o las conversaciones que quieras archivar y pon una marca en ellos para seleccionarlos. Pulsa el botón Archivo en la barra superior, para mover las conversaciones a la carpeta Archivo que se encuentra en la barra lateral izquierda.

Para restaurar las conversaciones archivadas, haz clic en los correos electrónicos dentro de la carpeta Archivopara seleccionarlos, y luego haz clic en los elementos de la parte superior Mover a > Bandeja de entrada (o cualquier otra carpeta que prefieras).

Si, por el contrario, quieres actuar a través del Microsoft Outlookselecciona el mensaje a archivar y pulsa el botón caja en la barra de herramientas superior (Mover a la carpeta de almacenamiento). Para restablecerlo, selecciona el mensaje en el Archivo y luego haz clic en el Mover a en la barra de herramientas superior, y luego elige la carpeta de destino.

Si, por el contrario, quieres activar el almacenamiento automático en Microsoft Outlook, hazlo Haz clic con el botón derecho del ratón en en el Bandeja de entrada y selecciona la entrada Propiedades en el menú que aparece. En la ventana que se abre, navega hasta la pestaña Archivo automático y coloca una marca junto a la entrada Almacenar los elementos en la carpeta utilizando la configuración por defecto (si quieres archivar los mensajes en la bandeja de entrada con la configuración predeterminada), o junto al elemento Archiva la carpeta utilizando estos ajustes (si quieres archivar el correo, utilizando una configuración diferente para cada carpeta).

En el primer caso, puedes ajustar la configuración por defecto del archivo de correo haciendo clic en el botón Configuración de archivo por defecto y establecer ciertos parámetros en la ventana que se abre, como el número de días tras los cuales se archivarán los mensajes (Archivar automáticamente cada) y la carpeta de destino de los archivos (Mueve los elementos antiguos a). Para confirmar los parámetros ajustados, haz clic en OK.

En el segundo caso, por el contrario, debes indicar la carpeta en la que mover los mensajes archivados (Mueve los elementos antiguos a o Mover los elementos antiguos a la carpeta de archivo por defecto) y fija el número de meses, semanas o días después de la cual archivar los mensajes (Eliminar elementos después de). Confirma los cambios que has hecho pulsando el botón Aplicar y luego en OK.

Ten en cuenta que, según el buzón configurado, el Archivo puede tener un nombre diferente: para las cuentas Gmail de hecho se llama Todos los mensajesmientras que para otros servicios se llama genéricamente Archivo.

Teléfonos inteligentes y tabletas

Mediante la aplicación de Outlook para Android (también disponible en tiendas alternativas) y iOS/iPadOS puedes archivar fácilmente tu bandeja de entrada en el Archivo. Para ello, inicia la aplicación en uso en tu dispositivo y localiza en las carpetas el mensaje o la conversación que quieres mover al archivo. A continuación, mantén el dedo pulsado sobre él para seleccionarlo y pulsa sobre el icono del caja en la barra de menú que ves aparecer en la pantalla.

Las conversaciones archivadas no se borran; pulsa el botónIcono de Outlook en la esquina superior izquierda y pulsa sobre la opción de menú Archivo para encontrarlos en esta sección. ¿Quieres restaurarlas a su carpeta original? Pulsa sobre ellos para seleccionarlos y luego pulsa sobre el icono (…) en la parte superior. En el menú desplegable que ves en la pantalla, haz clic en la palabra Mover a la carpetapara que selecciones la carpeta en la que quieres que se restauren.

Archivar el correo

Hay que hacer limpieza en el servicio de correos Manzana y te preguntas cómo hacer para archivar los correos electrónicos? No te preocupes; en las siguientes líneas te explicaré cómo proceder, utilizando la aplicación Correo desde iCloud, desde un dispositivo iOS/iPadOS, y también cómo proceder utilizando el cliente de correo electrónico de macOS.

Ordenador

Para archivar los correos electrónicos, puedes actuar desde iCloudconectándose a la versión web del servicio utilizando la cuenta Manzana previamente registrado.

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Utilizando iCloud Mailluego localiza el correo electrónico a archivar y haz clic en él, luego haz clic en el carpeta en la barra superior y, en el menú desplegable que verás en la pantalla, haz clic en el Archivo.

Para restaurar un correo electrónico previamente archivado, haz clic en el botón Archivo en la barra lateral izquierda, localiza el correo electrónico que quieres restaurar y haz clic en él para seleccionarlo. A continuación, haz clic de nuevo en el botón con el carpeta en la barra superior y, en el menú desplegable visible en la pantalla, haz clic en el encabezamiento que hace referencia a la carpeta de origen o a otra carpeta a la que quieras moverla.

Mac

Suele leer el correo electrónico de macOSa través de la aplicación Correo? En este caso, inícialo haciendo clic en su icono en la barra Muelleluego haz clic en el correo electrónico a archivar desde la carpeta Entra en (puedes elegir cualquier otra carpeta) y pulsa en el botón caja en la barra de menú superior para archivar un correo electrónico. También puedes hacer Haz clic con el botón derecho del ratón en en el mensaje y pulsa la tecla Archivo en el menú contextual. Para seleccionar varios mensajes, mantén pulsada la tecla Turno y luego pulsa el botón Botón de archivo.

¿Quieres restaurar un correo electrónico archivado accidentalmente? Haz clic en el botón Archivo en el menú lateral, para localizar la conversación archivada, y haz Haz clic con el botón derecho del ratón en en él. Ahora, en el menú contextual, haz clic en el elemento Mover a y luego selecciona el título que hace referencia a la carpeta donde quieres restaurar el correo electrónico, como por ejemplo Entra en. Los procedimientos que he indicado también son válidos si se configuran varias direcciones de correo electrónico.

iPhone y iPad

Si utilizas la aplicación Correo en tu dispositivo iOS/iPadOS para gestionar tu correo electrónico, inicia este último pulsando sobre su icono en la pantalla de inicio de tu dispositivo. Ahora, localiza el correo electrónico que quieres archivar y pulsa sobre él. Todo lo que tienes que hacer es pulsar sobre el casete que se encuentra a continuación.

Alternativamente, mantén el dedo pulsado sobre el mensaje que se quiere archivar y, en el cuadro que se muestra, pulsa el botón Mensaje de archivo. También puedes utilizar gestos: haz un deslizar de derecha a izquierda (en tu dispositivo también puede cambiar, ya que los gestos son personalizables) sobre el mensaje a archivar y, entre los botones que se muestran, pulsa sobre el llamado Archivo.

Las conversaciones archivadas pueden restaurarse en cualquier momento. A continuación, pulsa sobre la opción de menú Cajas y pulsa sobre la carpeta relacionada con el archivo. Ahora, pulsa sobre el Edita en la barra superior y marca los que desees restaurar, luego haz clic en el botón Muévete y, en el menú que aparece en la pantalla, selecciona la casilla a la que deseas mover el correo electrónico archivado.

Archivar el correo de Yahoo

Utiliza el servicio de correo electrónico Correo Yahoo y quisiera saber cómo proceder para archivar los correos electrónicos en este último? No te preocupes, lee atentamente las instrucciones de las siguientes líneas.

Ordenador

Si quieres actuar como un ordenador, para archivar las conversaciones de correo electrónico Correo Yahoo, conéctate a su servicio de correo web y selecciona el correo electrónico que quieres archivar poniendo una marca en él. A continuación, haz clic en el botón Archivopara que se pueda hacer rápidamente.

Para restaurar los correos electrónicos previamente archivados, ve al Archivo haciendo clic en esta carpeta en la barra lateral de la izquierda, marca los correos electrónicos que quieres restaurar y luego haz clic en el botón Restaurar en la bandeja de entrada situado en la parte superior.

Teléfonos inteligentes y tabletas

Utilizar la aplicación Correo Yahoo en un dispositivo Android o iOS/iPadOS, localiza la conversación a archivar en las carpetas de la aplicación y pulsa sobre ella para poner una marca. A continuación, pulsa el botón con el caja en la barra de menú inferior para archivar las conversaciones seleccionadas.

La sección Archivo se puede encontrar en la barra de menú de Yahoo y es accesible pulsando en el menú desplegable Entrando en que puedes encontrar a continuación. A continuación, selecciona esta carpeta, localiza el correo electrónico que quieres restaurar y selecciónalo colocando una marca en él. Ahora, pulsa el botón Muévete , haz clic en el botón Entrando en para restaurarlo en la sección principal.

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Archivar los correos electrónicos de Libero Mail

También el servicio de correo electrónico Libero Mail facilita el archivado de correos electrónicos dentro de una carpeta específica. En las siguientes líneas explicaré cómo proceder desde un ordenador y desde dispositivos móviles, utilizando la aplicación Libero Mail para Android o iOS/iPadOS.

Ordenador

Para archivar el correo electrónico de Libero Mail desde tu ordenador, accede a la versión web del servicio y luego localiza las conversaciones que quieres trasladar al Archivo. A continuación, haz clic en la casilla que hay junto a ellos, para seleccionarlos, y luego en el botón con el caja en la barra superior para activar el Archivoaparecerá en la barra lateral izquierda.

Si has archivado correos electrónicos por error, localiza y haz clic en el Archivopara ver todos los correos electrónicos que contiene. A continuación, pon una marca en las conversaciones que quieras restaurar y pulsa el botónicono del menú en la barra de menú superior. En el menú desplegable que ves en la pantalla, haz clic en el elemento Muévete y elige la carpeta en la que quieres restaurar las conversaciones archivadas.

Teléfonos inteligentes y tabletas

Utilizar la aplicación de correo electrónico Libero Mail en un dispositivo Android o iOS/iPadOS, localiza primero las conversaciones que deseas archivar en las carpetas principales de la aplicación (por ejemplo Bandeja de entrada) y pulsa sobre los correos electrónicos que quieras archivar para marcarlos. A continuación, pulsa sobre el carpeta y en el menú Muévete que veas en la pantalla, haz clic en el Archivo.

Para restaurar las conversaciones de correo electrónico previamente archivadas, pulsa el icono Carpetas en la parte inferior y pulsa sobre el Archivo. Localiza las conversaciones archivadas, toca sobre ellas para marcarlas y pulsa el botón con el carpeta.

Para finalizar el procedimiento de restauración, indica, en el menú desplegable que verás en la pantalla, la carpeta a la que deseas mover los correos electrónicos previamente archivados (por ejemplo Bandeja de entrada), pulsando sobre la entrada correspondiente.

Archivar los correos electrónicos de TIM Mail/Alice/Tin

Si quieres saber cómo guardar el correo electrónico de Alice, TIM o Estañotienes que actuar desde la versión web de este último y, como primer paso, tienes que crear una carpeta especial, ya que por defecto no hay Archivo.

A continuación, accede a tu bandeja de entrada en TIM Mail y, en el apartado Carpetas personalesEn primer lugar, haz clic en el icono + y utiliza el campo de texto que aparece en la pantalla para escribir un nombre personalizado para la carpeta de archivo que vas a crear (por ejemplo Archivo) y pulsa el botón Guarda.

Una vez hecho esto, selecciona las conversaciones a archivar poniendo una marca en ellas, y luego pulsa el botón Mover ahaciendo clic, en el menú desplegable que ves en la pantalla, en el encabezamiento de la carpeta de archivo que has creado. Si es necesario, puedes restaurar la conversación archivada haciendo clic en la carpeta que has creado y marcando el correo electrónico. A continuación, haz clic de nuevo en el Mover a y en el menú desplegable que ves en la pantalla, haz clic en el encabezado que hace referencia a la carpeta a la que quieres restaurar el correo electrónico.

Archivar el correo electrónico con Thunderbird

Si quieres saber cómo archivar el correo electrónico en tu PCRecomiendo utilizar el cliente Thunderbird para Windows o macOS. Este software es muy útil para la gestión del correo electrónico y, por si también te lo estabas preguntando cómo archivar el correo electrónico certificadoSiempre puedes confiar en Thunderbird.

Dicho esto, veamos cómo proceder al archivado del correo: inicia el software en cuestión y localiza el mensaje a archivar. Una vez hecho esto, haz Haz clic con el botón derecho del ratón en sobre él y, en el menú contextual, selecciona el elemento Archivo.

Para restaurarlo, localiza la carpeta Archivo de la barra lateral, haz Haz clic con el botón derecho del ratón en en el mensaje y selecciona Mover a. A continuación, elige la carpeta donde quieres restaurar el mensaje y ya está.

Otras soluciones para archivar el correo electrónico

Una solución alternativa que puedes utilizar, si tu intención es archivo de correo electrónicoestá relacionado con guardar un correo electrónico específico en un Memoria USBpara que siempre haya una copia disponible.

Este procedimiento específico puede llevarse a cabo de diferentes maneras, ya que puedes utilizar un servicio de correo web directamente, sin descargar ningún software, o puedes llevar a cabo el procedimiento de descarga en uno de los principales clientes de correo electrónico. En este sentido, si quieres saber más sobre este tema, te recomiendo que leas mi guía donde explico con detalle cómo guardar los correos electrónicos en un lápiz de memoria.

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